Zeiterfassung (Web)¶

⏱️ Lesezeit: 12 Minuten
📱 Verfügbar in: Web (ergänzend: Zeiterfassung Mobile)
👤 Für: Mitarbeitende, Projektleitung, Personal (je nach Berechtigung)

📋 Was Sie in diesem Kapitel lernen¶

✅ Wo Administratoren die App-Einstellungen für die Zeiterfassung anpassen
✅ Wo Sie Projektzeiten erfassen und die Kalenderansicht nutzen
✅ Wie Sie Einträge im Kalender bearbeiten, verschieben und neu anlegen
✅ Wie der Dialog Projektzeit erfassen funktioniert (inkl. Pausen)
✅ Wo Sie Zeiteinträge als Liste sehen, exportieren und das Stundenkonto nutzen
✅ Wie die Auswertung (Menüpunkt) zu Diagrammen und weiteren Tabs führt

🎯 Übersicht¶

In Planvo erfassen Sie Arbeitszeit in der Regel als Projektzeit: Sie wählen ein Projekt (sofern vorgesehen), Datum, Start- und Endzeit und können Pausen und Bemerkungen hinzufügen.

Zwei zentrale Menüpunkte in der Web-App:

Menüpunkt	Route (URL)	Zweck
Zeiterfassung	`/project-time`	Kalender, schnelles Erfassen, Tabs Zeiteinträge und Stundenkonto
Auswertung	`/analyse`	Auswertungen, Tabellen, Diagramme, ggf. Finanzen und Abwesenheiten

Berechtigungen

Was Sie sehen, hängt von Ihrer Rolle ab: Nur eigene Zeiten, alle Mitarbeiter, Export für das Team oder zusätzliche Tabs (z. B. Finanzen, Abwesenheitsauswertung) sind möglich. Fehlt ein Menüpunkt, wenden Sie sich an Ihre Administration.

App-Einstellungen: Zeiterfassung (Administratoren)¶

Weg: Einstellungen (Seitenleiste oder Zahnrad) → App-Einstellungen → Karte bzw. Abschnitt Zeiterfassung

Hier legen Sie unternehmensweite Regeln fest. Sie wirken auf die Zeiterfassung in Web und App, soweit die jeweilige Oberfläche die Option unterstützt. Oben können Sie über Bearbeiten in den Änderungsmodus wechseln; die Einrichtungsanleitung führt bei Bedarf durch weitere Schritte.

Einstellung	Kurz erklärt
GPS Pflicht bei Zeiterfassung	Wenn aktiv, ist beim Stempeln ein GPS-Signal erforderlich (sinnvoll für Außendienst, abhängig von Datenschutz und Vereinbarung).
Foto beim Einstempeln / Ausstempeln verpflichtend	Erzwingt ein Foto beim Start bzw. Ende der Zeiterfassung (z. B. für Nachweise).
Zeiterfassung ohne Projekt erlauben	Erlaubt Einträge ohne gewähltes Projekt — praktisch, wenn nicht jede Tätigkeit einem Projekt zugeordnet ist.
Automatisches Stoppen der Zeiterfassung	Beendet die laufende Erfassung nach Inaktivität automatisch (Schutz vor vergessenem Ausstempeln).
Geofencing für Zeiterfassung	Einschränkung der Erfassung auf definierte Bereiche (wenn in Ihrer Umgebung eingerichtet).
Maximale tägliche Arbeitszeit	Obergrenze in Stunden pro Tag (Beispiel: 10 h) — je nach Auswertung und Hinweisen in der App.

Nur für Berechtigte

Diese Seite sehen und ändern nur Administratoren bzw. Rollen mit Zugriff auf App-Einstellungen. Änderungen können sich auf alle Mitarbeitenden auswirken — kurz mit dem Team abstimmen.

Die folgenden 10 Schritte zeigen die Zeiterfassung im Alltag (Kalender, Einträge, Export). Screenshots: zeiterfassung1.png … zeiterfassung10.png.

Weg: In der linken Seitenleiste den Bereich Projekte & Planung aufklappen.

Dort finden Sie u. a.:

Zeiterfassung → Kalender, Zeiteinträge, Stundenkonto
Auswertung → Kennzahlen und Diagramme (siehe Text am Ende dieses Kapitels)

Was Sie hier sehen: Wo Sie zwischen Kalender/Zeiteinträgen und der Auswertung wechseln.

Schritt 2 – Seite „Zeiterfassung“: die drei Tabs¶

Öffnen Sie Zeiterfassung. Oben gibt es bis zu drei Register:

Tab	Inhalt
Zeiterfassung	Kalender (Monat, Woche, Tag) mit Ihren Blöcken
Zeiteinträge	Listenansicht mit Filtern, Bearbeiten/Löschen (soweit erlaubt), Export
Stundenkonto	Übersicht zum Stundenkonto; bei Berechtigung zusätzlich Team-Übersicht

Oben rechts kann je nach Berechtigung + Zeit erfassen erscheinen — derselbe Dialog wie bei Neuer Eintrag in der Listenansicht.

Schritt 3 – Kalender steuern (Woche, Monat, Tag)¶

Im Tab Zeiterfassung steuern Sie den Kalender mit:

Pfeil links / rechts – vorheriger oder nächster Zeitraum
Heute – Sprung zum aktuellen Tag
Monat, Woche, Tag – Umschalten der Ansicht

In der Wochen- und Tagesansicht sehen Sie eine Zeitachse (in der Regel in Viertelstunden). Nach unten scrollen, um spätere Uhrzeiten zu sehen.

Schritt 4 – Zeiteinträge im Kalender¶

In Woche oder Tag erscheinen gebuchte Zeiten als farbige Blöcke auf der Zeitachse.

Typische Aktionen (wenn Ihre Rolle es erlaubt):

Block anklicken – Eintrag bearbeiten (Projekt, Zeitraum, Notizen)
Obere / untere Kante ziehen – Startzeit bzw. Endzeit ändern
Leeren Bereich auf der Achse ziehen – neuen Zeiteintrag für dieses Zeitfenster anlegen

Das System prüft Überschneidungen automatisch. Wenn eine Aktion fehlt, fehlt oft die Schreibberechtigung für Zeiteinträge.

Monatsansicht: Über Monat sehen Sie den Überblick pro Tag; von dort wechseln Sie bei Bedarf in Woche oder Tag für Details.

Schritt 5 – Neuen Eintrag starten (zwei Wege)¶

Sie können dieselbe Projektzeit auf zwei Arten beginnen:

Im Kalender: Button + Zeit erfassen (rechts in der Kalenderleiste)
In der Liste: Tab Zeiteinträge → + Neuer Eintrag (neben Export)

Beide Wege öffnen denselben Dialog „Projektzeit erfassen“.

Schritt 6 – Dialog „Projektzeit erfassen“: Projekt und Zeiten¶

Im Dialog legen Sie fest:

Mitarbeiter – nur sichtbar, wenn Sie Einträge für andere anlegen dürfen; sonst gilt der Eintrag für Sie
Projekt – Auswahl aus den aktiven Projekten (Pflicht, sofern Ihre Firma keine projektfreie Erfassung erlaubt)
Datum
Start und Ende (Uhrzeit)

Hinweis: Start und Ende dürfen nicht identisch sein. Nachtschicht: Endzeit kann „früher“ als die Startzeit sein — das System wertet das als Ende am Folgetag.

Schritt 7 – Pausen, Bemerkung und Farbe¶

Im unteren Teil des Dialogs:

Pausen – Hinzufügen für Unterbrechungen, Alle löschen zum Entfernen; Pausen werden von der Bruttozeit abgezogen
Bemerkung – freier Text; leeren löscht den Text
Farbe – Darstellung des Blocks im Kalender
Eintrag erstellen / Aktualisieren – speichern; Abbrechen schließt ohne Speichern

GoBD / Korrekturen

Wenn Ihre Organisation das vorsieht, kann beim Bearbeiten ein Korrekturgrund Pflicht sein.

Schritt 8 – Tab „Zeiteinträge“ (Liste)¶

Unter Zeiteinträge filtern Sie nach Mitarbeiter, Zeitraum und Projekt und sehen alle Einträge in einer Tabelle.

Typische Spalten (je nach Konfiguration): Mitarbeiter, Datum, Start, Ende, Dauer, angerechnete Zeit, Pause, Standort, Projekt, Notiz.

Aktionen pro Zeile (soweit erlaubt): Bearbeiten, Verlauf (Historie), Löschen. Oben: Export und + Neuer Eintrag.

Sichtbarkeit

Welche Zeilen Sie sehen, hängt von Ihren Berechtigungen ab (nur eigene Zeiten vs. Team).

Schritt 9 – Export als PDF oder CSV¶

Export öffnet den Dialog Monatsbericht exportieren:

Monat wählen (Pflicht)
Optional Mitarbeitende auswählen — leer bedeutet in der Regel alle (nur mit passender Berechtigung)
Format: PDF (Übersicht zum Archiv/Druck) oder CSV (Excel und weitere Programme)
Export starten und die Datei speichern

Viele Mitarbeitende

Exporte für viele Personen können etwas dauern; ein Fortschrittshinweis kann erscheinen.

Schritt 10 – Stundenkonto verstehen¶

Im Tab Stundenkonto sehen Sie Ihre Soll- und Ist-Stunden, Salden (Anfang, Ende, Status) und können einen Monat ggf. freigeben (Monat freigeben), sofern das in Ihrem Prozess vorgesehen ist.

Mit erweiterter Berechtigung erscheint Team Übersicht: Kennzahlen zum Team (Mitarbeiterzahl, durchschnittlicher Saldo, Freigaben, negative Salden) und eine Tabelle Saldo pro Mitarbeiter inkl. Freigabestatus.

Je nach Rolle sehen Sie nur Ihr Konto oder zusätzlich die Team-Übersicht.

Auswertung (Menüpunkt) – Diagramme und weitere Tabs¶

Unter Projekte & Planung → Auswertung (/analyse) finden Sie je nach Recht u. a.:

Tab Auswertung – Filter (Mitarbeiter, Zeitraum, Projekt), Karten mit Gesamtstunden, Arbeitstagen, Einträgen, Ø Stunden/Tag sowie Diagramme (Stunden pro Tag, Verteilung nach Projekt / Mitarbeiter)
Weitere Register: z. B. Zeiterfassung (Liste), Stundenkonto, Finanzen (mit Rechnungsmodul), Abwesenheitsauswertung

Für Urlaub und Krankheit siehe Urlaubsverwaltung.

Weitere Tabs unter „Auswertung“ (Kurzüberblick)¶

Tab	Kurzbeschreibung
Zeiterfassung	Listenansicht ähnlich Zeiteinträge auf der Seite Zeiterfassung
Stundenkonto	Wie auf `/project-time`, abhängig von `auswertung.stundenkonto`
Finanzen	Nur mit Rechnungsmodul
Abwesenheitsauswertung	HR-Kennzahlen zum Jahr

Dashboard: Live-Zeiterfassung (optional)¶

Auf dem Dashboard kann ein Widget Zeiterfassung angezeigt werden: Start, Pause und Stopp — optional mit GPS, wenn Ihre Organisation das vorsieht.

Das Widget ergänzt die Projektzeit im Kalender; Auswertungen beziehen sich auf die gespeicherten Zeiteinträge.

🔄 Kurze Szenarien¶

Einen Arbeitstag im Kalender buchenMonatsbericht als PDFStunden pro Projekt im Quartal sehen

Zeiterfassung öffnen → Woche oder Tag wählen
+ Zeit erfassen oder Bereich ziehen
Projekt, Datum, Start, Ende wählen, ggf. Pausen und Bemerkung
Speichern — der Block erscheint im Kalender

Zeiterfassung → Tab Zeiteinträge
Export → Monat wählen → PDF → herunterladen

Menü Auswertung
Zeitraum setzen, optional Projekt wählen
Diagramm Stundenverteilung nach Projekt prüfen

❓ Häufige Fragen¶

Warum kann ich keinen Eintrag speichern?

Häufig fehlt das Projekt, Start und Ende sind identisch, oder es gibt eine Überschneidung. Die Meldung im Dialog oder unten am Bildschirm nennt die Ursache.

Warum sehe ich andere Mitarbeiter nicht?

Dann ist Ihr Konto auf eigene Zeiten beschränkt. Ihre Administration kann erweiterte Leserechte vergeben.

Was ist der Unterschied zwischen Zeiterfassung und Auswertung?

Zeiterfassung (/project-time) ist der Kalender inkl. Liste und Stundenkonto. Auswertung (/analyse) bündelt Statistik und je nach Rolle weitere Tabs.

Gibt es eine Tastenkombination zum Stempeln?

Die Web-Oberfläche nutzt vor allem Kalender und Dialoge. Für Live-Zeit nutzen Sie ggf. das Dashboard-Widget.

📋 Schnell-Referenz¶

Aufgabe	Weg
Regeln für Zeiterfassung (Firma)	Einstellungen → App-Einstellungen → Zeiterfassung
Zeit im Kalender buchen	Zeiterfassung → Tab Zeiterfassung → + Zeit erfassen / im Raster ziehen
Einträge als Liste	Zeiterfassung → Tab Zeiteinträge
PDF/CSV-Export	Zeiteinträge → Export
Stundenkonto	Zeiterfassung → Tab Stundenkonto
Diagramme / Summen	Menü Auswertung
Mobile Stempelung	Zeiterfassung Mobile

🆘 Brauchen Sie Hilfe?¶

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Schnelle Antworten während der Geschäftszeiten

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Detaillierte Anfragen per E-Mail

support@planvo.de

Letzte Aktualisierung: Mai 2026 | Version 3.2 (App-Einstellungen + 10 Schritte)