Projektmanagement (Web)¶

Menüpunkt in der App: Projekte (/projects)
⏱️ Lesezeit: 10 Minuten
📱 Verfügbar in: Web & Mobile
👤 Für: Projektleiter, Team-Mitglieder
Tarif: Business

Dokumentation in Überarbeitung

Einzelne Abschnitte dieses Artikels werden an die aktuelle Oberfläche angepasst. Für Plantafel, Aufgaben und Zeiterfassung siehe die verlinkten Fachartikel.

📋 Was Sie in diesem Kapitel lernen¶

✅ Wie Sie Projekte erstellen und verwalten
✅ Wie Sie Teams zuweisen
✅ Wie Sie die Plantafel nutzen
✅ Wie Sie den Fortschritt verfolgen
✅ Wie Sie Aufgaben verwalten

🎯 Übersicht¶

Das Projektmanagement in Planvo bietet Ihnen:

📊 Projekt-Übersicht — Liste und Detailansicht mit Status und Team
👥 Team-Zuordnung — Mitarbeiter Projekten zuweisen
📈 Fortschritt & Aktivitäten — Nachverfolgung im Projekt
📄 Projekt-Dokumente & Chat — je nach Mandanten-Konfiguration
🔗 Verknüpfung mit Zeiterfassung, Aufgaben und Plantafel

📹 Video-Tutorial¶

Video-Tutorial

🎥 Video: Projektmanagement

In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie: - Ein neues Projekt erstellen - Teams zuweisen - Die Plantafel nutzen - Aufgaben verwalten

Video wird demnächst verfügbar sein

📊 Projekt-Übersicht¶

Projekte ansehen¶

Klicken Sie im Hauptmenü auf "Projekte"
Sie sehen eine Liste aller Projekte

Ansichts-Optionen¶

Listen-Ansicht:

📋 Büroumbau Hamburg
├─ Status: 🟢 Aktiv
├─ Fortschritt: 75%
├─ Fällig: 15.12.2024
├─ Team: 8 Mitarbeiter
└─ Budget: 45.000 € von 60.000 €

📋 Website-Relaunch
├─ Status: 🟡 In Planung
├─ Fortschritt: 30%
├─ Fällig: 31.01.2025
├─ Team: 5 Mitarbeiter
└─ Budget: 12.000 € von 30.000 €

Karten-Ansicht: - Große Projekt-Karten mit Vorschaubild - Schnell-Statistiken - Status-Badge

Plantafel-Ansicht: - Timeline-Darstellung - Ressourcen-Übersicht - Gantt-Chart

Filter & Suche¶

Filter nach: - 📊 Status: Aktiv, In Planung, Abgeschlossen - 👤 Meine Projekte: Nur zugewiesene Projekte - 📅 Zeitraum: Diese Woche, Dieser Monat - 🏷️ Tags: Kategorien, Kunden, Priorität

➕ Neues Projekt erstellen¶

Schritt 1: Projekt anlegen¶

Klicken Sie auf "+ Neues Projekt"
Füllen Sie die Grunddaten aus:

Pflichtfelder: - 📝 Projektname (z.B. "Büroumbau Hamburg") - 👤 Kunde (aus Kundenliste wählen) - 📅 Startdatum - 📅 Enddatum - 📊 Projektstatus

Optionale Felder: - 📄 Beschreibung - 💰 Budget - 🏷️ Tags - 📍 Standort - 🎨 Farbe (für Kalender)

Klicken Sie auf "Projekt erstellen"

Schritt 2: Team zuweisen¶

Team-Mitglieder hinzufügen:

Öffnen Sie das Projekt
Gehen Sie zum Tab "Team"
Klicken Sie auf "+ Mitglied hinzufügen"
Wählen Sie Mitarbeiter aus
Weisen Sie eine Rolle zu:
👑 Projektleiter - Volle Rechte
👨‍💼 Team-Lead - Kann Aufgaben verwalten
👷 Mitarbeiter - Kann Aufgaben bearbeiten
👁️ Beobachter - Nur Leserechte

Externe Mitglieder: - Kunden - Subunternehmer - Berater

können per E-Mail-Einladung hinzugefügt werden.

Schritt 3: Meilensteine definieren¶

Meilensteine erstellen:

Tab "Meilensteine"
Klicken Sie auf "+ Meilenstein"
Definieren Sie:
🎯 Name (z.B. "Rohbau fertig")
📅 Zieldatum
✅ Erfolgskriterien
📋 Verknüpfte Aufgaben

Beispiel:

🎯 Meilenstein 1: Planung
📅 Ziel: 30.11.2024
✅ Kriterien:
   - Baupläne genehmigt
   - Team zusammengestellt
   - Budget freigegeben

🎯 Meilenstein 2: Rohbau
📅 Ziel: 15.12.2024
✅ Kriterien:
   - Fundament gelegt
   - Wände errichtet
   - Dach montiert

📋 Aufgaben verwalten¶

Aufgaben erstellen¶

Öffnen Sie ein Projekt
Gehen Sie zu "Aufgaben"
Klicken Sie auf "+ Neue Aufgabe"

Aufgaben-Details: - 📝 Titel (Was ist zu tun?) - 📄 Beschreibung (Detaillierte Anweisungen) - 👤 Zuständig (Wer macht es?) - 📅 Fälligkeitsdatum - ⚡ Priorität (Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch) - 🏷️ Labels (z.B. "Frontend", "Backend", "Design") - ⏱️ Geschätzter Aufwand (in Stunden)

Kanban-Board¶

Aufgaben-Status:

📋 Zu erledigen  |  🔄 In Arbeit  |  ✅ Fertig
─────────────────┼────────────────┼──────────
Aufgabe 1        │  Aufgabe 4     │  Aufgabe 7
Aufgabe 2        │  Aufgabe 5     │  Aufgabe 8
Aufgabe 3        │  Aufgabe 6     │  Aufgabe 9

Drag & Drop: - Ziehen Sie Aufgaben zwischen Spalten - Status aktualisiert sich automatisch - Team wird benachrichtigt

Subtasks (Teilaufgaben)¶

Für komplexe Aufgaben:

Öffnen Sie eine Aufgabe
Klicken Sie auf "+ Subtask"
Erstellen Sie Checkliste:

☐ Anforderungen sammeln
☐ Design-Mockup erstellen
☑ Design genehmigen lassen
☐ Frontend implementieren
☐ Backend implementieren
☐ Testing durchführen

🗓️ Plantafel nutzen¶

Die Plantafel ist Ihre visuelle Ressourcenplanung.

Plantafel öffnen¶

Hauptmenü → "Plantafel"
Oder: Innerhalb eines Projekts → Tab "Plantafel"

Ansicht¶

Horizontal: Zeitachse (Wochen/Monate)
Vertikal: Ressourcen (Mitarbeiter/Teams)

         │  KW 45  │  KW 46  │  KW 47  │  KW 48
─────────┼─────────┼─────────┼─────────┼─────────
Max M.   │ █████░░ │ ███████ │ ░░░░░░░ │ ███░░░░
Anna K.  │ ███████ │ ███████ │ ███████ │ ███████
Tom S.   │ ░░░░░░░ │ ████░░░ │ ███████ │ ███████

█ = Eingeplant
░ = Verfügbar
⚠️ = Überlastet

Zuweisungen erstellen¶

Klicken Sie auf einen freien Slot
Wählen Sie Projekt und Aufgabe
Definieren Sie Zeitraum
Klicken Sie auf "Zuweisen"

Oder:

Ziehen Sie ein Projekt per Drag & Drop auf einen Mitarbeiter.

Auslastung¶

Farbcodierung zeigt Auslastung:

Farbe	Auslastung	Bedeutung
🟢 Grün	0-80%	Normal
🟡 Gelb	80-100%	Voll ausgelastet
🔴 Rot	>100%	Überlastet!

📈 Fortschritt verfolgen¶

Projekt-Dashboard¶

Jedes Projekt hat ein Dashboard mit:

Fortschrittsbalken:

Gesamtfortschritt: 75%
████████████████░░░░

Aufgaben:        15 von 20 erledigt (75%)
Meilensteine:    2 von 3 erreicht (67%)
Budget:          45.000 € von 60.000 € (75%)
Zeit:            30 von 40 Tagen (75%)

Status-Übersicht:

✅ Erledigt:     15
🔄 In Arbeit:    3
⏳ Geplant:      2
⚠️ Überfällig:  0

Team-Auslastung:

Max:    ████████░░  80%
Anna:   ██████████  100%
Tom:    ██████░░░░  60%

💬 Kommunikation¶

Projekt-Chat¶

Jedes Projekt hat einen eigenen Chat:

Tab "Chat" im Projekt
Schreiben Sie Nachrichten
Erwähnen Sie Kollegen mit @Name
Teilen Sie Dateien
Erstellen Sie Aufgaben aus Nachrichten

Kommentare¶

Aufgaben-Kommentare: - Diskussionen zu spezifischen Aufgaben - Statusupdates - Fragen klären

@-Mentions:

@Max kannst du bitte die Pläne prüfen?

→ Max erhält eine Benachrichtigung

📄 Dokumente¶

Dokumente hochladen¶

Tab "Dokumente" im Projekt
Klicken Sie auf "Hochladen"
Wählen Sie Dateien
Organisieren Sie in Ordnern:
📁 Verträge
📁 Pläne
📁 Fotos
📁 Berichte

Unterstützte Formate¶

📄 PDF
📊 Excel, Word
🖼️ Bilder (JPG, PNG)
📦 ZIP-Archive
🎥 Videos (nur Links)

Versionierung¶

Alte Versionen werden gespeichert
Änderungsverlauf einsehbar
Wiederherstellung möglich

📊 Berichte & Analysen¶

Projekt-Bericht erstellen¶

Öffnen Sie das Projekt
Klicken Sie auf "Bericht erstellen"
Wählen Sie:
📅 Zeitraum
📋 Inhalte (Aufgaben, Zeit, Kosten)
📄 Format (PDF, Excel)
Klicken Sie auf "Exportieren"

Bericht enthält: - Projekt-Übersicht - Fortschritt-Diagramme - Aufgaben-Status - Zeitauswertung - Kosten-Übersicht - Team-Leistung

⚙️ Projekt-Einstellungen¶

Projekt bearbeiten¶

Öffnen Sie das Projekt
Klicken Sie auf ⚙️ Einstellungen

Anpassbare Einstellungen: - 📝 Grunddaten (Name, Beschreibung) - 📅 Zeitplan (Start, Ende) - 💰 Budget - 👥 Berechtigungen - 🔔 Benachrichtigungen - 🎨 Farbe & Icon

Projekt archivieren¶

Abgeschlossene Projekte:

Projekt öffnen
Einstellungen → "Projekt archivieren"
Bestätigen

Archivierte Projekte: - Bleiben lesbar - Können reaktiviert werden - Werden nicht in der Hauptliste angezeigt

💡 Best Practices¶

Tipp 1: Struktur schaffen

Nutzen Sie einheitliche Namenskonventionen
Legen Sie Projektvorlagen an
Definieren Sie Projektstatus klar

Tipp 2: Team einbinden

Wöchentliche Stand-ups
Klare Verantwortlichkeiten
Transparente Kommunikation

Tipp 3: Fortschritt überwachen

Tägliche Checks im Dashboard
Wöchentliche Team-Meetings
Monatliche Auswertungen

Tipp 4: Dokumentation pflegen

Alle wichtigen Dokumente ablegen
Entscheidungen dokumentieren
Lessons Learned festhalten

❓ Häufige Fragen¶

Wie viele Projekte kann ich erstellen?¶

Es gibt keine feste Obergrenze — abhängig von Ihrem Tarif und Ihrer Rolle.

Wo finde ich die Plantafel?¶

Die Plantafel ist ein eigener Menüpunkt unter Projekte & Planung — siehe Plantafel (Tarif Premium).

Wie verknüpfe ich Zeiten mit Projekten?¶

Beim Erfassen von Projektzeiten wählen Sie das Projekt im Dialog — siehe Zeiterfassung.

🔗 Verwandte Themen¶

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Letzte Aktualisierung: Mai 2026