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Berichte (Web)

⏱️ Lesezeit: 10 Minuten
📱 Verfügbar in: Web
👤 Für: Projektleiter, Techniker, Administratoren

📋 Was Sie in diesem Kapitel lernen

  • ✅ Wo Sie Berichtsvorlagen in den Einstellungen finden und verwalten
  • ✅ Wie Sie eine neue Vorlage anlegen und im Layout-Editor bearbeiten
  • ✅ Wie Sie Berichte im Projekt anlegen, ausfüllen und abschließen
  • ✅ Wie Sie die PDF-Vorschau nutzen, herunterladen und fertigstellen

🎯 Übersicht

Mit dem Berichtsmodul erstellen Sie professionelle PDFs direkt aus dem Projekt — inklusive Projektdaten, Kundendaten und Ihrem Firmenlogo aus den Unternehmenseinstellungen.

  • Vorlagen zentral – Aufbau und Bausteine definieren Sie unter Einstellungen
  • Daten aus dem Projekt – Viele Felder werden automatisch befüllt
  • PDF jederzeit – Vorschau, Download und Abschluss in wenigen Klicks

Die folgenden neun Schritte führen Sie von den Einstellungen bis zum fertigen PDF. Zu jedem Schritt gibt es einen Screenshot mit Erklärungen.

Schritt 1 – Berichtsvorlagen öffnen

Weg: Einstellungen (Seitenleiste) → Karte „Dokumente & E‑Mail“ → „Berichtsvorlagen“

Optional finden Sie auch Hilfe unter „Einrichtungsanleitung“ oben rechts auf der Einstellungsseite.

Schritt 1 – Navigation zu den Berichtsvorlagen

Was Sie hier sehen: die Übersicht Einstellungen mit den Karten (z. B. Allgemein, Dokumente & E‑Mail). Unter Dokumente & E‑Mail wählen Sie den Eintrag Berichtsvorlagen, um die Vorlagenverwaltung zu öffnen.

Schritt 2 – Vorlagenübersicht

Nach dem Öffnen der Berichtsvorlagen sehen Sie die Liste aller Vorlagen.

Schritt 2 – Liste der Berichtsvorlagen

Bereich Bedeutung
Berichtsvorlage erstellen Legt eine neue leere oder duplizierte Vorlage an
Vorlagenliste Name, Kurzinfo (z. B. Anzahl Abschnitte/Bausteine)
Aktiv / Inaktiv Nur aktive Vorlagen erscheinen später bei „Neuer Bericht“ im Projekt
Drei-Punkte-Menü (⋮) Weitere Aktionen zur jeweiligen Vorlage

Merksatz

Nur aktive Vorlagen stehen Ihrem Team im Projekt zur Auswahl — inaktive Vorlagen blenden Sie gezielt aus.

Schritt 3 – Neue Vorlage anlegen

Klicken Sie auf „Berichtsvorlage erstellen“. Es öffnet sich ein Dialog.

Schritt 3 – Dialog „Berichtsvorlage erstellen“

  1. Name* – Ein eindeutiger Name für die Vorlage (Pflichtfeld)
  2. Quelle – Entweder „Leere Vorlage“ oder „Von bestehender Vorlage duplizieren“
  3. Typ – Wählen Sie den passenden Berichtstyp aus der Liste (bestimmt die verfügbaren Bausteine und das Verhalten im Formular)
  4. Erstellen – Legt die Vorlage an; Sie können sie danach im Layout-Editor bearbeiten

Abbrechen schließt den Dialog ohne Änderungen.

Tipp

Nach dem Anlegen können Sie die Vorlage jederzeit im Layout-Editor anpassen und speichern.

Schritt 4 – Layout-Editor im Überblick

Im Layout bearbeiten-Modus sehen Sie zwei Bereiche: links den Aufbau, rechts die PDF‑Vorschau.

Schritt 4 – Layout-Editor: Aufbau und Vorschau

Links – Aufbau

  • Abschnitte strukturieren das Dokument (Kapitel im PDF)
  • Pro Abschnitt: Bausteine mit Symbol, Namen und ⋮-Menü
  • Bausteine per Drag-Handle (sechs Punkte) sortieren
  • „Baustein hinzufügen …“ – weiteren Baustein in diesem Abschnitt einfügen
  • Abschnitt hinzufügen – neuen Abschnitt unterhalb einfügen

Rechts – Vorschau

  • Zeigt das PDF so, wie es später aussehen kann (Logo, Überschriften, Tabellen)
  • Zoom, Seitengrößenauswahl (z. B. A4) und Vollbild nach Bedarf

Oben in der Leiste: Zurück, Titel „Layout bearbeiten: …“ und Speichern.

Schritt 5 – Baustein konfigurieren (Beispiel: Stammdaten)

Klicken Sie auf einen Baustein (z. B. Stammdaten), um ihn zu bearbeiten. Die detaillierten Einstellungen erscheinen im Aufbau-Bereich.

Schritt 5 – Baustein „Stammdaten“ konfigurieren

Nr. Thema Erklärung
1 Header Welcher Baustein gerade bearbeitet wird (Status z. B. „Aktuell bearbeitet“)
2 Titel Überschrift dieses Bausteins im PDF
3 Quellen Welche Datenquellen verwendet werden (z. B. Projekt, Kunde, Unternehmen)
4 Quelle & Felder Pro Quelle: welche Felder angezeigt werden
5 Spalte Darstellung links oder rechts (zweispaltiges Layout im PDF)
6 Quelle hinzufügen Weitere Datenquelle für denselben Baustein
7 Aktionen Z. B. Abschnitt löschen oder Duplizieren

Tipp

Prüfen Sie Änderungen sofort in der rechten Vorschau — so sehen Sie das Layout ohne den Editor zu verlassen.

Andere Baustein-Typen (Freitext, Checkliste, Tabellen, Aufmaß, Skizzen, Unterschrift usw.) funktionieren nach dem gleichen Prinzip: Baustein auswählen, im Aufbau die passenden Optionen setzen, Vorschau prüfen, Speichern.

Schritt 6 – Berichte im Projekt

Öffnen Sie ein Projekt und wechseln Sie in den Tab „Berichte“.

Schritt 6 – Projekt: Tab Berichte

Bereich Erklärung
Tab „Berichte“ Zentrale Übersicht aller Berichte dieses Projekts
„+ Neuer Bericht“ Startet die Auswahl einer aktiven Vorlage
Gruppierung Berichte können nach Typ oder Kategorie übersichtlich sortiert sein
Einzelner Bericht Titel, Datum, Projektbezug auf einen Blick
Status Z. B. Entwurf oder abgeschlossen — je nach Konfiguration weitere Stellen (Badges rechts in der Liste)

Schritt 7 – Neuen Bericht starten

Klicken Sie auf „+ Neuer Bericht“. Im Dropdown erscheinen alle aktivierten Vorlagen.

Schritt 7 – Dropdown „Neuer Bericht“

  • Jede Zeile ist eine Berichtsvorlage (mit Icon und Namen)
  • Nur Vorlagen, die in den Einstellungen aktiv sind, erscheinen hier

Wählen Sie die gewünschte Vorlage — es öffnet sich das Berichtsformular.

Schritt 8 – Bericht ausfüllen

Das Formular folgt der Struktur Ihrer Vorlage: Abschnitte und Bausteine wie im Layout-Editor definiert.

Schritt 8 – Berichtsformular (Beispiel Einsatzbericht)

Typische Bereiche (je nach Vorlage):

  1. Allgemeine Informationen – z. B. Auftragnehmer, Auftraggeber, Projekt, Datum
  2. Projekt- und Kundendaten – oft automatisch aus dem Projekt; bitte kurz prüfen
  3. Mitarbeitende – Mitarbeiter wählen, Arbeitsstunden und Tätigkeit erfassen; Zeilen über „Hinzufügen“ ergänzen
  4. Leistungen / Materialien – erbrachte Leistungen oder Material mit Menge und Beschreibung; wieder per „Hinzufügen“ erweiterbar

Oben rechts:

  1. Speichern – sichert den Bericht (z. B. als Entwurf)
  2. Vorschau – öffnet die PDF-Vorschau mit Ihrem Layout

Speichern Sie regelmäßig, besonders bei langen Berichten.

Schritt 9 – Vorschau, Download und Fertigstellen

In der Vorschau sehen Sie das PDF wie für den Druck oder Versand.

Schritt 9 – PDF-Vorschau mit Zoom, Download und Fertigstellen

Bereich Funktion
Zoom (− / +) PDF vergrößern oder verkleinern
Herunterladen PDF auf Ihrem Gerät speichern
Fertigstellen Bericht abschließen; danach ist er in der Regel nicht mehr bearbeitbar
PDF-Inhalt Entspricht Ihrer Vorlage: Überschriften, Tabellen, Logos, automatische Felder

Zurück (Pfeil oben links) bringt Sie in der Regel zurück zum Formular, falls Sie noch etwas korrigieren möchten.

Wichtig vor Fertigstellen

Prüfen Sie Inhalt und PDF-Vorschau. Ein fertiggestellter Bericht kann nicht mehr nachträglich geändert werden — Erstellung eines neuen Berichts ist dann die saubere Lösung bei Korrekturwünschen.

Unterschriften (optional)

Wenn Ihre Vorlage Unterschriften-Bausteine enthält und die Oberfläche es vorsieht, können Sie digitale Unterschriften erfassen (z. B. nach dem Speichern eines Entwurfs). Hinweise dazu finden Sie am jeweiligen Button „Unterschriften“ im Bericht — die genaue Position hängt vom Berichtsstatus und der Vorlage ab.

🔄 Kurze Szenarien

  1. Projekt → Berichte → Neuer Bericht → Einsatzbericht
  2. Daten prüfen, Mitarbeiter und Leistungen eintragen
  3. Speichern → Vorschau → Herunterladen oder Fertigstellen
  1. Einstellungen → Dokumente & E‑Mail → Berichtsvorlagen
  2. Berichtsvorlage erstellen oder bestehende duplizieren
  3. Im Layout-Editor Abschnitte und Bausteine anpassen → Speichern → Vorlage aktivieren

❓ Häufige Fragen

Warum sehe ich eine Vorlage im Projekt nicht?

Vermutlich ist sie deaktiviert. Unter Einstellungen → Berichtsvorlagen den Schalter auf aktiv setzen.

Kann ich eine Vorlage nachträglich ändern?

Ja. Änderungen gelten typischerweise für neue Berichte; bereits erstellte PDFs bleiben unverändert.

Wo kommt das Firmenlogo im PDF her?

Aus den Unternehmenseinstellungen (Logo-Upload). Ohne Logo erscheint ggf. nur Text im Kopf.

Kann ich einen fertigen Bericht noch bearbeiten?

In der Regel nein nach Fertigstellen. Ansonsten einen neuen Bericht mit derselben Vorlage anlegen.

📋 Schnell-Referenz

Aufgabe Weg
Berichtsvorlagen öffnen Einstellungen → Dokumente & E‑Mail → Berichtsvorlagen
Neue Vorlage Berichtsvorlage erstellen → Name, Quelle, Typ → Erstellen
Vorlage bearbeiten Vorlage öffnen / Zeile klicken → Layout bearbeiten → Speichern
Vorlage im Projekt sichtbar Schalter Aktiv in der Vorlagenliste
Neuen Bericht Projekt → Tab Berichte → + Neuer Bericht
PDF prüfen Vorschau im Bericht
PDF speichern Herunterladen in der Vorschau
Bericht abschließen Fertigstellen in der Vorschau
Logo pflegen Einstellungen → Unternehmen / Firmendaten → Logo

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Letzte Aktualisierung: Mai 2026 | Version 2.1 (9-Schritte-Anleitung mit Screenshots)