Service-Termine¶

⏱️ Lesezeit: 8 Minuten
📱 Verfügbar in: Web & Mobile
👤 Für: Alle Mitarbeiter, Disponenten

📋 Was Sie in diesem Kapitel lernen¶

✅ Wie Sie Service-Termine anlegen
✅ Wie Sie Mitarbeiter zuweisen
✅ Wie Sie den Kalender nutzen
✅ Wie Sie Erinnerungen einrichten
✅ Wie Sie Termine verwalten

🎯 Übersicht¶

Die Service-Terminverwaltung in Planvo bietet Ihnen:

📅 Kalender-Integration - Visuelle Terminübersicht
👥 Mitarbeiter-Zuweisung - Einzelne oder Teams
🔔 Automatische Erinnerungen - Nie einen Termin vergessen
📍 Standort-Verwaltung - Adressen und Objekte
📊 Auslastungs-Übersicht - Wer ist verfügbar?
🔗 Verknüpfungen - Mit Projekten, Kunden, Rechnungen

📹 Video-Tutorial¶

Video-Tutorial

🎥 Video: Service-Termine verwalten

In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie: - Einen neuen Service-Termin anlegen - Mitarbeiter zuweisen - Den Kalender nutzen - Erinnerungen einrichten

Video wird demnächst verfügbar sein

➕ Neuen Service-Termin anlegen¶

Schritt 1: Grunddaten¶

Klicken Sie im Hauptmenü auf "Service-Termine"
Klicken Sie auf "+ Neuer Termin"
Füllen Sie die Grunddaten aus:

Pflichtfelder: - 📝 Titel (z.B. "Wartung Heizung") - 👤 Kunde (aus Kundenliste) - 📅 Startdatum & -zeit - 📅 Enddatum & -zeit

Optionale Felder: - 📍 Objekt (wenn Kunde mehrere Objekte hat) - 📄 Beschreibung - 🏷️ Kategorie (z.B. "Wartung", "Reparatur", "Montage")

Schritt 2: Mitarbeiter zuweisen¶

Einzelne Mitarbeiter: 1. Klicken Sie auf "Mitarbeiter zuweisen" 2. Wählen Sie Mitarbeiter aus Liste 3. Optional: Rolle zuweisen (z.B. "Hauptverantwortlich", "Unterstützung")

Mehrere Mitarbeiter: - Klicken Sie auf "+ Weitere Mitarbeiter" - Wählen Sie zusätzliche Mitarbeiter

Team zuweisen: 1. Klicken Sie auf "Team zuweisen" 2. Wählen Sie Team aus (z.B. "Monteure", "Elektriker") 3. Alle Team-Mitglieder werden benachrichtigt

Supervisor: - Optional: Vorgesetzten zuweisen - Erhält Übersicht über alle Termine

Schritt 3: Standort¶

Adresse: - 📍 Wird automatisch aus Kundenadresse übernommen - Oder: Manuell eingeben - Oder: Aus Objekt übernehmen

GPS-Koordinaten: - Automatisch bei Adresseingabe - Für Navigation nutzbar

Zusätzliche Infos: - 🚗 Parkmöglichkeiten - 🚪 Zugang (z.B. "Klingel: Mustermann") - 📞 Kontakt vor Ort

Schritt 4: Speichern¶

Überprüfen Sie alle Eingaben
Klicken Sie auf "Termin speichern"
✅ Termin wird erstellt
🔔 Zugewiesene Mitarbeiter erhalten Benachrichtigung

📅 Kalender-Ansicht¶

Kalender öffnen¶

Klicken Sie im Hauptmenü auf "Service-Termine"
Wechseln Sie zur "Kalender-Ansicht"

Ansichts-Optionen: - 📅 Tag - Alle Termine eines Tages - 📅 Woche - Wochenübersicht - 📅 Monat - Monatsübersicht - 📊 Arbeitswoche - Mo-Fr mit Arbeitszeiten

Termine im Kalender¶

Farbcodierung: - 🟢 Grün - Geplant - 🟡 Gelb - In Kürze (heute) - 🔴 Rot - Überfällig - 🔵 Blau - Abgeschlossen

Termin-Details: - Klicken Sie auf einen Termin - Details werden angezeigt - Schnellbearbeitung möglich

👥 Mitarbeiter-Zuweisung¶

Verfügbarkeit prüfen¶

Vor Zuweisung: 1. Klicken Sie auf "Verfügbarkeit prüfen" 2. System zeigt: - ✅ Verfügbar - ⚠️ Teilweise belegt - ❌ Nicht verfügbar (anderer Termin)

Konflikte: - System warnt bei Terminüberschneidungen - Sie können trotzdem zuweisen - Mitarbeiter wird benachrichtigt

Auslastung anzeigen¶

Mitarbeiter-Auslastung:

Max Mustermann
├─ Heute: 2 Termine (8h)
├─ Diese Woche: 12 Termine (40h)
└─ Status: ✅ Verfügbar

🔔 Erinnerungen¶

Automatische Erinnerungen¶

Standard-Erinnerungen: - 🔔 24 Stunden vorher - E-Mail & Push - 🔔 2 Stunden vorher - Push-Benachrichtigung - 🔔 30 Minuten vorher - Push-Benachrichtigung

Anpassbar: 1. Öffnen Sie den Termin 2. Klicken Sie auf "Erinnerungen" 3. Wählen Sie: - ⏰ Zeitpunkt (z.B. "1 Tag vorher") - 📧 E-Mail - 📱 Push - 💬 SMS (optional) 4. Speichern

Manuelle Erinnerung¶

Sofort senden: 1. Öffnen Sie den Termin 2. Klicken Sie auf "Erinnerung senden" 3. Wählen Sie Empfänger: - 👤 Zugewiesene Mitarbeiter - 👤 Kunde - 👥 Alle Beteiligten 4. Klicken Sie auf "Senden"

📍 Standort-Verwaltung¶

Adresse hinzufügen¶

Neue Adresse: 1. Öffnen Sie den Termin 2. Klicken Sie auf "Standort bearbeiten" 3. Geben Sie Adresse ein: - 📍 Straße & Hausnummer - 📍 PLZ & Ort - 🌍 Land 4. Optional: Koordinaten manuell setzen 5. Speichern

Aus Objekt übernehmen: - Wenn Kunde Objekte hat - Wählen Sie Objekt aus Liste - Adresse wird automatisch übernommen

Zu Termin navigieren: 1. Öffnen Sie den Termin 2. Klicken Sie auf "Navigation starten" 3. Wird in Google Maps / Apple Maps geöffnet 4. Route wird berechnet

✅ Termin abschließen¶

Status ändern¶

Status-Optionen: - 📅 Geplant - Termin steht bevor - 🔄 Unterwegs - Mitarbeiter ist auf dem Weg - ⏳ In Bearbeitung - Termin läuft - ✅ Abgeschlossen - Termin erledigt - ❌ Abgesagt - Termin wurde abgesagt - ⚠️ Verschoben - Termin wurde verschoben

Status ändern: 1. Öffnen Sie den Termin 2. Klicken Sie auf "Status ändern" 3. Wählen Sie neuen Status 4. Optional: Notiz hinzufügen 5. Speichern

Abschluss-Notizen¶

Nach Termin: 1. Öffnen Sie den Termin 2. Klicken Sie auf "Abschluss-Notizen" 3. Füllen Sie aus: - ✅ Erledigte Arbeiten - ⚠️ Probleme/Anmerkungen - 📸 Fotos (optional) - ⏱️ Tatsächliche Dauer 4. Speichern

Automatische Verknüpfung: - Notizen werden im Kundenprofil gespeichert - Erscheinen in Kontakthistorie - Können für Rechnungen genutzt werden

📊 Termin-Übersicht¶

Meine Termine¶

Persönliche Ansicht: - Alle mir zugewiesenen Termine - Nach Datum sortiert - Fälligkeitsdatum hervorgehoben

Filter: - 📅 Heute - 📅 Diese Woche - ⚠️ Überfällig - ✅ Abgeschlossen

Team-Übersicht¶

Alle Termine: - Alle Termine des Teams - Nach Mitarbeiter gefiltert - Nach Kunde gruppiert

🔗 Verknüpfungen¶

Mit Projekten verknüpfen¶

Öffnen Sie den Termin
Klicken Sie auf "Projekt zuordnen"
Wählen Sie Projekt aus Liste
Speichern

Vorteile: - Termin erscheint im Projekt - Projektfortschritt wird aktualisiert - Team-Mitglieder sehen Termin

Mit Rechnungen verknüpfen¶

Nach Termin: - Termin kann direkt in Rechnung umgewandelt werden - Positionen werden automatisch übernommen - Zeit wird erfasst

⚙️ Einstellungen¶

Standardwerte¶

Für neue Termine: - Standard-Dauer: 2 Stunden - Standard-Kategorie: (leer) - Standard-Erinnerung: 24h vorher

Kalender-Integration¶

Externe Kalender: - 📅 Google Calendar - 📅 Outlook - 📅 iCal

Synchronisierung: 1. Einstellungen → "Kalender" 2. Wählen Sie Kalender 3. Verbinden Sie Account 4. "Synchronisierung aktivieren"

💡 Tipps & Tricks¶

Tipp 1: Wiederkehrende Termine

Erstellen Sie wiederkehrende Termine (z.B. monatliche Wartung) für Zeitersparnis.

Tipp 2: Vorbereitung

Nutzen Sie die Beschreibung für wichtige Vorbereitungsinfos.

Tipp 3: Erinnerungen

Aktivieren Sie Erinnerungen, um keine Termine zu vergessen.

Tipp 4: Auslastung

Prüfen Sie vor Zuweisung die Verfügbarkeit, um Konflikte zu vermeiden.

❓ Häufige Fragen¶

Kann ich Termine verschieben?¶

Ja, öffnen Sie den Termin → "Verschieben" → Neues Datum wählen.

Wie viele Mitarbeiter kann ich zuweisen?¶

Unbegrenzt! Sie können beliebig viele Mitarbeiter zuweisen.

Kann ich Termine duplizieren?¶

Ja, öffnen Sie den Termin → "Aktionen" → "Duplizieren"

Klicken Sie auf "Navigation starten" - die Route wird in Ihrer Standard-Navigations-App geöffnet.

🔗 Verwandte Themen¶

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Letzte Aktualisierung: November 2024 | Version 1.6.6