Schichtplanung (Web)¶

⏱️ Lesezeit: 7 Minuten
📱 Verfügbar in: Web & Mobile
👤 Für: Schichtplaner, Mitarbeiter

📋 Was Sie in diesem Kapitel lernen¶

✅ Wie Sie Schichten erstellen und verwalten
✅ Wie Sie Mitarbeiter Schichten zuweisen
✅ Wie Schichtbewerbungen funktionieren
✅ Wie Sie die Anwesenheit bestätigen
✅ Wie Sie Schichtpläne exportieren

🎯 Übersicht¶

Die Schichtplanung in Planvo hilft Ihnen bei:

📅 Schichtpläne erstellen - Flexible Planung
👥 Mitarbeiter zuweisen - Automatische Vorschläge
📱 Schichtbewerbungen - Mitarbeiter können sich bewerben
✅ Anwesenheit tracking - Check-in/Check-out
📊 Auswertungen - Schichtstatistiken
🔔 Benachrichtigungen - Automatische Updates

📅 Schichten ansehen¶

Kalender-Ansicht¶

Klicken Sie im Hauptmenü auf "Schichten"
Sie sehen einen Kalender mit allen Schichten

Ansichts-Optionen: - 📅 Tagesansicht - Detailliert für einen Tag - 📅 Wochenansicht - Überblick über die Woche - 📅 Monatsansicht - Langfristige Planung - 📋 Listenansicht - Alle Schichten als Liste

Schicht-Details¶

Klicken Sie auf eine Schicht, um Details zu sehen:

📅 Frühschicht - Montag, 04.11.2024

⏰ Zeit
├─ 06:00 - 14:00 Uhr (8 Stunden)
└─ Pause: 30 Minuten

📍 Standort
└─ Hamburg Zentrale

👥 Team (5/6 Mitarbeiter)
├─ ✅ Max Mustermann (Schichtleiter)
├─ ✅ Anna Schmidt
├─ ✅ Tom Weber
├─ ✅ Lisa Müller
├─ ⏳ Sarah Klein (Bewerbung ausstehend)
└─ ❌ [1 Platz frei]

📝 Beschreibung
└─ Warenannahme und Inventur

➕ Neue Schicht erstellen¶

Einzelne Schicht¶

Klicken Sie auf "+ Neue Schicht"
Füllen Sie die Details aus:

Zeitangaben: - 📅 Datum - 🕐 Startzeit (z.B. 06:00) - 🕐 Endzeit (z.B. 14:00) - ☕ Pausenzeit (z.B. 30 Min)

Schicht-Details: - 📝 Schichtname (z.B. "Frühschicht") - 📍 Standort (aus Liste wählen) - 👥 Benötigte Mitarbeiter (z.B. 5) - 🎨 Farbe (für Kalender)

Zusatzinformationen: - 📄 Beschreibung (Aufgaben, Besonderheiten) - 🏷️ Tags (z.B. "Produktion", "Service") - ⚠️ Qualifikationen (erforderliche Skills)

Klicken Sie auf "Schicht erstellen"

Wiederkehrende Schichten¶

Für regelmäßige Schichten:

Erstellen Sie eine Schicht wie oben
Aktivieren Sie "Wiederkehrend"
Wählen Sie Muster:
📅 Täglich (Mo-So)
📅 Werktags (Mo-Fr)
📅 Wöchentlich (z.B. jeden Montag)
📅 Monatlich (z.B. jeden 1.)
📅 Benutzerdefiniert
Definieren Sie Ende:
Nach X Wiederholungen
Bis zu einem Datum
Unbegrenzt

Beispiel:

Frühschicht Mo-Fr
├─ 06:00 - 14:00 Uhr
├─ Wiederholt sich: Werktags (Mo-Fr)
├─ Startet am: 04.11.2024
├─ Endet am: 31.12.2024
└─ Erstellt: 57 Schichten

Schichtvorlagen¶

Sparen Sie Zeit mit Vorlagen:

Erstellen Sie eine Schicht
Klicken Sie auf "Als Vorlage speichern"
Geben Sie der Vorlage einen Namen

Vorlage verwenden: 1. "+ Neue Schicht" 2. Wählen Sie "Aus Vorlage" 3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage 4. Passen Sie Datum/Details an 5. Erstellen

👥 Mitarbeiter zuweisen¶

Manuelle Zuweisung¶

Öffnen Sie eine Schicht
Klicken Sie auf "+ Mitarbeiter hinzufügen"
Wählen Sie Mitarbeiter aus der Liste
Weisen Sie eine Rolle zu:
👑 Schichtleiter - Verantwortlich für die Schicht
👷 Mitarbeiter - Reguläres Teammitglied
Klicken Sie auf "Hinzufügen"

Der Mitarbeiter erhält automatisch eine Benachrichtigung.

Automatische Vorschläge¶

Planvo schlägt passende Mitarbeiter vor basierend auf:

✅ Verfügbarkeit (keine Konflikte)
✅ Qualifikationen (erforderliche Skills)
✅ Arbeitszeit-Auslastung (nicht überlastet)
✅ Standort (gleicher/naher Standort)
✅ Präferenzen (bevorzugte Schichtzeiten)

Vorgeschlagene Mitarbeiter:

🟢 Max Mustermann (95% Match)
├─ ✅ Qualifikation: Staplerfahrer
├─ ✅ Verfügbar
├─ ✅ Auslastung: 80%
└─ ✅ Wohnt in Hamburg

🟢 Anna Schmidt (90% Match)
├─ ✅ Qualifikation: Schichtleiter
├─ ✅ Verfügbar
├─ ⚠️ Auslastung: 95%
└─ ✅ Wohnt in Hamburg

🟡 Tom Weber (70% Match)
├─ ✅ Verfügbar
├─ ⚠️ Keine Qualifikation
├─ ✅ Auslastung: 60%
└─ ⚠️ Wohnt in Lüneburg (30km)

📝 Schichtbewerbungen¶

Offene Schichten veröffentlichen¶

Erstellen Sie eine Schicht
Aktivieren Sie "Offen für Bewerbungen"
Definieren Sie Bewerbungsfrist
Veröffentlichen Sie die Schicht

Mitarbeiter können sich bewerben: - Über die Web-Version - Über die Mobile App - Erhalten Push-Benachrichtigung

Bewerbungen verwalten¶

Öffnen Sie die Schicht
Tab "Bewerbungen" (zeigt Anzahl)
Sie sehen alle Bewerbungen:

📝 Bewerbungen (5)

✅ Max Mustermann
├─ Beworben: 01.11.2024 10:30
├─ Qualifikation: ✅ Erfüllt
├─ Verfügbarkeit: ✅ Ja
└─ Nachricht: "Ich kann gerne"

⏳ Anna Schmidt
├─ Beworben: 01.11.2024 14:20
├─ Qualifikation: ✅ Erfüllt
├─ Verfügbarkeit: ✅ Ja
└─ Nachricht: "Möchte gerne Frühschicht"

❌ Tom Weber
├─ Beworben: 02.11.2024 08:15
├─ Qualifikation: ⚠️ Teilweise
├─ Verfügbarkeit: ✅ Ja
└─ [Abgelehnt am 02.11.2024]

Aktionen:
✅ Annehmen - Mitarbeiter wird zugewiesen
❌ Ablehnen - Mit optionaler Begründung
💬 Nachfragen - Chat mit Bewerber

✅ Anwesenheit bestätigen¶

Check-in/Check-out¶

Mitarbeiter stempeln: 1. Öffnen Schicht in Mobile App 2. Tippen auf "Schicht beginnen" 3. Optional: GPS-Standort wird erfasst 4. Am Ende: "Schicht beenden"

Als Schichtleiter sehen Sie:

👥 Anwesenheit (5/6)

✅ Max (Schichtleiter)
├─ Check-in: 05:55 Uhr
└─ Status: Anwesend

✅ Anna
├─ Check-in: 06:02 Uhr
└─ Status: Anwesend

✅ Tom
├─ Check-in: 06:00 Uhr
└─ Status: In Pause

⏳ Lisa
└─ Noch nicht eingestempelt

❌ Sarah
└─ Abwesend (krank gemeldet)

Manuelle Anwesenheit¶

Schichtleiter können Anwesenheit manuell eintragen:

Öffnen Sie die Schicht
Tab "Anwesenheit"
Wählen Sie Mitarbeiter
Setzen Sie Status:
✅ Anwesend
⏰ Verspätet (mit Uhrzeit)
❌ Abwesend (mit Grund)
🤒 Krank
🏖️ Urlaub

📊 Schichtplan-Übersicht¶

Team-Auslastung¶

Sehen Sie die Auslastung Ihres Teams:

📊 Wochenübersicht (KW 45)

Max Mustermann
├─ Mo: ████████░░ 8h (Frühschicht)
├─ Di: ████████████ 10h (Spätschicht + Überstunden)
├─ Mi: ████████░░ 8h (Frühschicht)
├─ Do: ░░░░░░░░░░ Frei
└─ Fr: ████████░░ 8h (Frühschicht)
    Gesamt: 34h / 40h

Anna Schmidt
├─ Mo: ████████░░ 8h
├─ Di: ████████░░ 8h
├─ Mi: ████████░░ 8h
├─ Do: ████████░░ 8h
└─ Fr: ████████░░ 8h
    Gesamt: 40h / 40h ✅

Farbcodes: - 🟢 Grün: Normale Auslastung (0-100%) - 🟡 Gelb: Hohe Auslastung (100-110%) - 🔴 Rot: Überlastung (>110%)

📥 Schichtpläne exportieren¶

Export-Optionen¶

Gehen Sie zu Schichten → Export
Wählen Sie Zeitraum
Wählen Sie Format:

PDF: - Druckfertiger Schichtplan - Für Aushang im Betrieb - Mit Unterschriftsfeld

Excel: - Zum Weiterverarbeiten - Auswertungen erstellen - Lohnabrechnungsdaten

iCal: - Für Kalender-Apps (Apple, Google, Outlook) - Automatische Synchronisation - Mit Erinnerungen

Druckansicht¶

Optimiert für Aushang:

┌─────────────────────────────────────┐
│   SCHICHTPLAN KW 45 (04.-10.11.24)  │
│        Hamburg Zentrale              │
├─────────┬────────────────────────────┤
│  Mo 04  │  Frühschicht (6-14 Uhr)   │
│         │  👤 Max, Anna, Tom         │
│         │  Spätschicht (14-22 Uhr)   │
│         │  👤 Lisa, Sarah            │
├─────────┼────────────────────────────┤
│  Di 05  │  Frühschicht (6-14 Uhr)   │
│         │  👤 Anna, Tom, Lisa        │
│         │  ...                       │
└─────────┴────────────────────────────┘

🔔 Benachrichtigungen¶

Automatische Benachrichtigungen¶

Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt bei:

📢 Neuer Schichtzuweisung
📝 Schichtänderung (Zeit, Standort)
❌ Schichtabsage
⏰ Schichterinnerung (24h vorher)
✅ Genehmigte Bewerbung
❌ Abgelehnte Bewerbung

Erinnerungen konfigurieren¶

Unter Einstellungen → Schichten:

🔔 Erinnerung 24h vor Schichtbeginn
🔔 Erinnerung 1h vor Schichtbeginn
🔔 Erinnerung bei offenen Schichten
🔔 Erinnerung bei fehlender Anwesenheit

⚙️ Schicht-Einstellungen¶

Globale Einstellungen¶

Schichttypen definieren:

Frühschicht:  06:00 - 14:00 Uhr
Spätschicht:  14:00 - 22:00 Uhr
Nachtschicht: 22:00 - 06:00 Uhr

Pausenregelungen: - Automatische Pausen-Berechnung - Gesetzliche Mindestpausen - Bezahlte/Unbezahlte Pausen

Qualifikationen: - Staplerfahrer - Schichtleiter - Erste-Hilfe - etc.

💡 Best Practices¶

Tipp 1: Frühzeitig planen

Erstellen Sie Schichtpläne mindestens 2 Wochen im Voraus für bessere Planbarkeit.

Tipp 2: Bewerbungen nutzen

Lassen Sie Mitarbeiter sich für Schichten bewerben - das erhöht die Motivation und Flexibilität.

Tipp 3: Fairness wahren

Verteilen Sie beliebte und unbeliebte Schichten gerecht im Team.

Tipp 4: Qualifikationen pflegen

Halten Sie Mitarbeiter-Qualifikationen aktuell für bessere Vorschläge.

❓ Häufige Fragen¶

Kann ich Schichten tauschen?¶

Ja! Mitarbeiter können untereinander Schichten tauschen (mit Genehmigung des Schichtleiters).

Was passiert bei Krankheit?¶

Krankmeldungen gehen automatisch an den Schichtleiter, der dann Ersatz finden kann.

Können Mitarbeiter Wunschschichten angeben?¶

Ja, unter Profil → Verfügbarkeit können Präferenzen angegeben werden.

Wie werden Überstunden berechnet?¶

Überstunden über die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit hinaus werden automatisch berechnet.

🔗 Verwandte Themen¶

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Letzte Aktualisierung: November 2024 | Version 1.6.6