Rechnungen & Angebote¶

⏱️ Lesezeit: 12 Minuten
📱 Verfügbar in: Web
👤 Für: Geschäftsführung, Buchhaltung, Verkauf

📋 Was Sie in diesem Kapitel lernen¶

✅ Wie Sie professionelle Angebote erstellen
✅ Wie Sie Angebote in Rechnungen umwandeln
✅ Wie Sie Rechnungen versenden und verwalten
✅ Wie Sie Zahlungen erfassen und verfolgen
✅ Wie Sie Mahnungen erstellen
✅ Wie Sie Online-Zahlungen einrichten

🎯 Übersicht¶

Das Rechnungswesen in Planvo bietet Ihnen:

📄 Angebotserstellung - Professionelle Vorlagen mit automatischer Nummerierung
💰 Rechnungsstellung - Von Angebot bis Rechnung in einem Klick
💳 Zahlungsverwaltung - Stripe-Integration für Online-Zahlungen
📧 Automatischer Versand - E-Mails mit PDF-Anhang
🔔 Mahnwesen - Automatische Mahnungen bei überfälligen Rechnungen
📊 Finanzübersicht - Echtzeit-Status aller Rechnungen

📹 Video-Tutorial¶

Video-Tutorial

🎥 Video: Rechnungen & Angebote erstellen

In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie: - Ein Angebot erstellen - Ein Angebot in eine Rechnung umwandeln - Eine Rechnung versenden - Zahlungen erfassen

Video wird demnächst verfügbar sein

📝 Angebot erstellen¶

Neues Angebot anlegen¶

Klicken Sie im Hauptmenü auf "Angebote"
Klicken Sie auf "+ Neues Angebot"
Füllen Sie die Grunddaten aus:

Pflichtfelder: - 👤 Kunde (aus Kundenliste wählen) - 📅 Angebotsdatum - 📅 Gültigkeitsdatum (Standard: 30 Tage) - 💰 Währung (Standard: EUR)

Optionale Felder: - 📍 Objekt (wenn Kunde mehrere Objekte hat) - 📄 Beschreibung/Anmerkungen - 🏷️ Tags (z.B. "Dringend", "Wiederkehrend")

Positionen hinzufügen¶

Position hinzufügen:

Klicken Sie auf "+ Position hinzufügen"
Füllen Sie aus:
📝 Bezeichnung (z.B. "Montagearbeiten")
📊 Menge (z.B. 10)
💰 Einzelpreis (z.B. 150,00 €)
📈 MwSt-Satz (Standard: 19%)
📄 Beschreibung (optional)

Positionen-Typen: - 📦 Artikel - Aus Artikelstammdaten - ⏱️ Stunden - Basierend auf Zeiterfassung - 📋 Text - Freitext-Position

Automatische Berechnung:

Position 1: Montagearbeiten
├─ Menge: 10 Stunden
├─ Einzelpreis: 150,00 €
├─ Zwischensumme: 1.500,00 €
└─ MwSt (19%): 285,00 €

Position 2: Material
├─ Menge: 1
├─ Einzelpreis: 500,00 €
├─ Zwischensumme: 500,00 €
└─ MwSt (19%): 95,00 €

─────────────────────────
Zwischensumme: 2.000,00 €
MwSt gesamt: 380,00 €
─────────────────────────
Gesamtbetrag: 2.380,00 €

Angebot speichern und versenden¶

Speichern: 1. Klicken Sie auf "Speichern" 2. Das Angebot erhält automatisch eine Nummer (z.B. "ANG-2024-001") 3. Status: "Entwurf"

Versenden: 1. Klicken Sie auf "Versenden" 2. Wählen Sie: - 📧 E-Mail-Versand (PDF wird automatisch angehängt) - 📄 PDF herunterladen (für manuellen Versand) - 📋 Drucken 3. Bei E-Mail-Versand: - Empfänger wird automatisch ausgewählt (Kunden-E-Mail) - Betreff wird automatisch generiert - Sie können eine Nachricht hinzufügen 4. Klicken Sie auf "Senden" 5. Status ändert sich zu "Versendet"

Tipp: Angebotsvorlagen

Erstellen Sie häufig genutzte Angebote als Vorlagen, um Zeit zu sparen.

💰 Angebot in Rechnung umwandeln¶

Automatische Umwandlung¶

Wenn Kunde Angebot annimmt:

Öffnen Sie das Angebot
Klicken Sie auf "Angebot annehmen"
Wählen Sie:
✅ Automatisch in Rechnung umwandeln
📅 Rechnungsdatum (Standard: Heute)
📅 Fälligkeitsdatum (Standard: +30 Tage)
Klicken Sie auf "Umwandeln"
✅ Eine neue Rechnung wird automatisch erstellt
Status des Angebots: "Umgewandelt"

Manuelle Umwandlung¶

Öffnen Sie das Angebot
Klicken Sie auf "In Rechnung umwandeln"
Passen Sie ggf. Positionen an (z.B. Mengen korrigieren)
Klicken Sie auf "Rechnung erstellen"

Wichtig

Positionen mit Menge 0 werden automatisch ausgeschlossen.

📄 Rechnung erstellen¶

Neue Rechnung anlegen¶

Klicken Sie im Hauptmenü auf "Rechnungen"
Klicken Sie auf "+ Neue Rechnung"
Füllen Sie die Grunddaten aus:

Pflichtfelder: - 👤 Kunde - 📅 Rechnungsdatum - 📅 Fälligkeitsdatum - 💰 Währung

Positionen hinzufügen: - Gleiche Funktion wie bei Angeboten - Oder: "Aus Angebot übernehmen"

Rechnungsnummer¶

Rechnungsnummern werden automatisch generiert: - Format: RE-2024-001 (konfigurierbar) - Fortlaufend pro Jahr - Eindeutig und nicht änderbar

Rechnung versenden¶

E-Mail-Versand: 1. Klicken Sie auf "Versenden" 2. Wählen Sie "Per E-Mail versenden" 3. PDF wird automatisch generiert und angehängt 4. Status: "Versendet"

Manueller Versand: 1. Klicken Sie auf "PDF herunterladen" 2. Drucken Sie die Rechnung 3. Status manuell auf "Versendet" setzen

💳 Zahlungen erfassen¶

Zahlungseingang buchen¶

Öffnen Sie die Rechnung
Klicken Sie auf "Zahlung erfassen"
Füllen Sie aus:
💰 Betrag (z.B. 2.380,00 €)
📅 Zahlungsdatum
💳 Zahlungsart:
- Überweisung
- Bar
- Kreditkarte
- SEPA-Lastschrift
- Online-Zahlung (Stripe)
📄 Verwendungszweck (optional)
Klicken Sie auf "Speichern"

Automatische Status-Änderung: - Teilweise bezahlt: Wenn Betrag < Rechnungsbetrag - Bezahlt: Wenn Betrag = Rechnungsbetrag - Überbezahlt: Wenn Betrag > Rechnungsbetrag

Zahlungsstatus¶

Status	Beschreibung	Icon
Entwurf	Rechnung noch nicht versendet	📝
Versendet	Rechnung wurde versendet, noch nicht bezahlt	📧
Teilweise bezahlt	Teilzahlung erhalten	💰
Bezahlt	Vollständig bezahlt	✅
Überfällig	Fälligkeitsdatum überschritten	⚠️
Storniert	Rechnung wurde storniert	❌

🔔 Mahnungen verwalten¶

Automatische Mahnung erstellen¶

Bei überfälligen Rechnungen:

Gehen Sie zu "Rechnungen" → "Überfällig"
Wählen Sie die Rechnung(en) aus
Klicken Sie auf "Mahnung erstellen"
Wählen Sie:
📄 Mahnungsstufe (1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung)
💰 Mahngebühr (optional)
📧 Automatisch versenden
Klicken Sie auf "Mahnung erstellen"

Mahnungsstufen: - 1. Mahnung: Freundliche Erinnerung (nach 7 Tagen) - 2. Mahnung: Letzte Zahlungsaufforderung (nach 14 Tagen) - 3. Mahnung: Inkasso-Androhung (nach 21 Tagen)

Manuelle Mahnung¶

Öffnen Sie die Rechnung
Klicken Sie auf "Mahnung erstellen"
Passen Sie den Text an
Versenden Sie per E-Mail oder Druck

💳 Online-Zahlungen (Stripe)¶

Stripe einrichten¶

Voraussetzungen: - Stripe-Account vorhanden - API-Keys konfiguriert

Einrichtung: 1. Gehen Sie zu "Einstellungen" → "Zahlungen" 2. Klicken Sie auf "Stripe verbinden" 3. Geben Sie Ihre Stripe API-Keys ein: - Publishable Key (öffentlich) - Secret Key (geheim) 4. Klicken Sie auf "Speichern"

Zahlungslink erstellen¶

Für Kunden: 1. Öffnen Sie die Rechnung 2. Klicken Sie auf "Zahlungslink erstellen" 3. Wählen Sie: - 💰 Betrag (vollständig oder teilweise) - 📅 Gültigkeitsdauer (Standard: 30 Tage) 4. Klicken Sie auf "Link generieren" 5. Kopieren Sie den Link und senden Sie ihn an den Kunden

Kunde zahlt: - Kunde klickt auf Link - Wird zu Stripe Checkout weitergeleitet - Zahlung per Kreditkarte oder SEPA - Status wird automatisch auf "Bezahlt" gesetzt

📊 Finanzübersicht¶

Rechnungsübersicht¶

Filter-Optionen: - 📅 Zeitraum (Dieser Monat, Dieses Jahr, Benutzerdefiniert) - 👤 Kunde (Alle oder spezifischer Kunde) - 📊 Status (Alle, Offen, Bezahlt, Überfällig) - 💰 Betrag (Min/Max)

Ansichten: - 📋 Liste - Alle Rechnungen in Tabelle - 📊 Diagramm - Visualisierung nach Status - 📈 Trend - Entwicklung über Zeit

Statistiken¶

Dashboard zeigt:

💰 Offene Rechnungen
├─ Anzahl: 15
├─ Gesamtbetrag: 45.230,00 €
└─ Ø Fälligkeit: 12 Tage

✅ Bezahlte Rechnungen (dieser Monat)
├─ Anzahl: 42
├─ Gesamtbetrag: 128.450,00 €
└─ Ø Zahlungsziel: 18 Tage

⚠️ Überfällige Rechnungen
├─ Anzahl: 3
├─ Gesamtbetrag: 8.500,00 €
└─ Älteste: 45 Tage

📥 Export & Berichte¶

Rechnungen exportieren¶

Gehen Sie zu "Rechnungen"
Wählen Sie Filter (optional)
Klicken Sie auf "Exportieren"
Wählen Sie Format:
📄 PDF (für Archivierung)
📊 Excel (für Buchhaltung)
📋 CSV (für Import in andere Systeme)

Monatsbericht¶

Automatischer Bericht: - Alle Rechnungen des Monats - Gruppiert nach Status - Summen und Durchschnitte - Export als PDF oder Excel

⚙️ Einstellungen¶

Rechnungsnummern¶

Konfiguration: 1. Einstellungen → "Rechnungswesen" 2. Nummernformat: - Format: RE-{YEAR}-{NUMBER} - Beispiel: RE-2024-001 3. Startnummer pro Jahr 4. Präfix (z.B. "RE", "INV")

Rechnungsvorlagen¶

Vorlage anpassen: 1. Einstellungen → "Rechnungsvorlagen" 2. Wählen Sie Vorlage: - Standard - Modern - Minimalistisch 3. Passen Sie an: - Logo - Farben - Schriftarten - Footer-Text

Automatische Aktionen¶

Konfigurierbare Automatismen: - ✅ Angebot annehmen → Automatisch Rechnung erstellen - ✅ Rechnung versenden → Automatisch E-Mail senden - ✅ Überfällig → Automatisch Mahnung erstellen - ✅ Bezahlt → Automatisch Bestätigung senden

💡 Tipps & Tricks¶

Tipp 1: Schnellzugriff

Speichern Sie häufig genutzte Positionen als Favoriten für schnelles Hinzufügen.

Tipp 2: Bulk-Aktionen

Wählen Sie mehrere Rechnungen aus und versenden Sie sie gleichzeitig.

Tipp 3: Wiederkehrende Rechnungen

Erstellen Sie Vorlagen für monatliche/wiederkehrende Rechnungen.

Tipp 4: Zahlungserinnerungen

Aktivieren Sie automatische Erinnerungen 3 Tage vor Fälligkeit.

❓ Häufige Fragen¶

Kann ich ein Angebot nachträglich ändern?¶

Ja, solange es noch nicht in eine Rechnung umgewandelt wurde. Nach der Umwandlung ist das Angebot gesperrt.

Wie funktioniert die automatische Nummerierung?¶

Rechnungsnummern werden automatisch fortlaufend vergeben. Das Format ist in den Einstellungen konfigurierbar.

Kann ich Rechnungen stornieren?¶

Ja, Sie können Rechnungen stornieren. Die ursprüngliche Rechnung bleibt im System, wird aber als "Storniert" markiert.

Wie lange werden Rechnungen gespeichert?¶

Rechnungen werden dauerhaft gespeichert und können jederzeit abgerufen werden (GoBD-konform).

🔗 Verwandte Themen¶

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Letzte Aktualisierung: November 2024 | Version 1.6.6