Kundenverwaltung (CRM)¶

⏱️ Lesezeit: 10 Minuten
📱 Verfügbar in: Web
👤 Für: Geschäftsführung, Verkauf, Kundenbetreuung

📋 Was Sie in diesem Kapitel lernen¶

✅ Wie Sie Kunden anlegen und verwalten
✅ Wie Sie Kontakthistorie führen
✅ Wie Sie Objekte und Ansprechpartner verwalten
✅ Wie Sie Kunden importieren
✅ Wie Sie das Kundenportal nutzen

🎯 Übersicht¶

Die Kundenverwaltung in Planvo bietet Ihnen:

👥 Zentrale Kundenverwaltung - Alle Kontaktdaten an einem Ort
📍 Objektverwaltung - Mehrere Objekte pro Kunde
📞 Kontakthistorie - Vollständige Kommunikationsübersicht
🔗 Verknüpfungen - Projekte, Rechnungen, Angebote
📊 Kundenanalyse - Umsatz, Projekte, Status
🌐 Kundenportal - Selbstbedienung für Kunden

📹 Video-Tutorial¶

Video-Tutorial

🎥 Video: Kundenverwaltung

In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie: - Einen neuen Kunden anlegen - Kontakthistorie führen - Objekte verwalten - Kunden importieren

Video wird demnächst verfügbar sein

➕ Neuen Kunden anlegen¶

Schritt 1: Grunddaten¶

Klicken Sie im Hauptmenü auf "Kunden"
Klicken Sie auf "+ Neuer Kunde"
Wählen Sie Kundentyp:
👤 Person (Privatkunde)
🏢 Organisation (Firma, Verein)

Für Personen: - 📝 Anrede (Herr, Frau, Divers) - 📝 Vorname - 📝 Nachname (Pflichtfeld)

Für Organisationen: - 🏢 Firmenname (Pflichtfeld) - 👤 Ansprechpartner (optional)

Schritt 2: Kontaktdaten¶

E-Mail-Adressen: - 📧 E-Mail (Haupt-E-Mail) - 📧 Rechnungs-E-Mail (optional, für Rechnungen)

Telefon: - 📞 Telefon (Festnetz oder Mobil)

Adresse: - 📍 Straße & Hausnummer - 📍 PLZ & Ort - 🌍 Land (Standard: Deutschland)

Mehrere Adressen: - Klicken Sie auf "+ Adresse hinzufügen" - Wählen Sie Typ: - 🏢 Geschäftlich - 💰 Rechnungsadresse - 📦 Lieferadresse - 📍 Sonstige

Schritt 3: Geschäftsdaten¶

Kundennummer: - Wird automatisch generiert (z.B. "K-2024-001") - Oder manuell eingeben

Zusätzliche Nummern: - 💰 Debitoren-Nr. (für Buchhaltung) - 💰 Kreditoren-Nr. (wenn auch Lieferant)

Steuerdaten: - 🏛️ Umsatzsteuer-ID (optional) - 🏛️ Steuernummer (optional) - ✅ Umsatzsteuer-ID anzeigen (auf Rechnungen)

Bankverbindung: - 💳 IBAN (optional) - 💳 BIC/SWIFT (optional)

Schritt 4: Kategorie & Status¶

Kundentyp: - 👤 Kunde (Standard) - 🏭 Lieferant - 🤝 Partner - 📋 Interessent

Status: - ✅ Aktiv (Standard) - ⏸️ Inaktiv (temporär deaktiviert)

Währung: - 💰 Standard: EUR - Andere Währungen möglich

Schritt 5: Speichern¶

Überprüfen Sie alle Eingaben
Klicken Sie auf "Kunde speichern"
✅ Kunde wird angelegt und erhält automatisch eine Kundennummer

📍 Objekte verwalten¶

Objekt hinzufügen¶

Wenn Kunde mehrere Objekte hat:

Öffnen Sie den Kunden
Gehen Sie zum Tab "Objekte"
Klicken Sie auf "+ Objekt hinzufügen"
Füllen Sie aus:
📝 Objektname (z.B. "Hauptsitz", "Niederlassung Berlin")
📍 Adresse (kann von Kundenadresse abweichen)
📞 Kontaktdaten (optional)
📄 Notizen (optional)
Klicken Sie auf "Speichern"

Objekt verwenden: - Bei Projekten: Objekt auswählen - Bei Rechnungen: Objekt zuordnen - Bei Service-Terminen: Objekt wählen

📞 Kontakthistorie¶

Eintrag hinzufügen¶

Öffnen Sie den Kunden
Gehen Sie zum Tab "Kontakte"
Klicken Sie auf "+ Eintrag hinzufügen"
Wählen Sie Typ:
📞 Telefonat
📧 E-Mail
💬 Besprechung
📝 Notiz
📄 Dokument
Füllen Sie aus:
📅 Datum & Uhrzeit
👤 Kontaktperson (wenn bekannt)
📝 Betreff
📄 Inhalt/Notizen
Klicken Sie auf "Speichern"

Automatische Einträge¶

Werden automatisch erstellt: - ✅ Rechnung versendet - ✅ Angebot erstellt - ✅ Projekt angelegt - ✅ Service-Termin gebucht - ✅ Zahlung erhalten

🔗 Verknüpfungen¶

Verknüpfte Elemente anzeigen¶

Im Kundenprofil sehen Sie:

Projekte: - Anzahl aktiver Projekte - Liste aller Projekte - Schnellzugriff

Rechnungen: - Offene Rechnungen - Bezahlte Rechnungen - Gesamtumsatz

Angebote: - Offene Angebote - Umgewandelte Angebote

Service-Termine: - Vergangene Termine - Anstehende Termine

Zeiterfassung: - Gebuchte Stunden - Projektverteilung

📊 Kundenanalyse¶

Kundenübersicht¶

Dashboard zeigt:

👥 Kundenstatistik
├─ Gesamt: 245 Kunden
├─ Aktiv: 198 Kunden
├─ Inaktiv: 47 Kunden
└─ Interessenten: 12

💰 Umsatz (dieses Jahr)
├─ Gesamt: 1.245.680,00 €
├─ Ø pro Kunde: 5.084,00 €
└─ Top-Kunde: 45.230,00 €

📊 Projekte
├─ Aktive Projekte: 67
├─ Abgeschlossen: 234
└─ Ø Projekte/Kunde: 1,2

Kundenbewertung¶

Kategorisierung: - ⭐⭐⭐⭐⭐ Premium-Kunde (> 50.000 €/Jahr) - ⭐⭐⭐⭐ A-Kunde (10.000 - 50.000 €/Jahr) - ⭐⭐⭐ B-Kunde (5.000 - 10.000 €/Jahr) - ⭐⭐ C-Kunde (< 5.000 €/Jahr)

📥 Kunden importieren¶

CSV-Import¶

Gehen Sie zu "Kunden" → "Import"
Klicken Sie auf "CSV-Datei auswählen"
Wählen Sie Ihre CSV-Datei
Spalten zuordnen:
Vorname → Spalte A
Nachname → Spalte B
E-Mail → Spalte C
Telefon → Spalte D
etc.
Klicken Sie auf "Import starten"
Überprüfen Sie die Vorschau
Klicken Sie auf "Import bestätigen"

Unterstützte Formate: - CSV (Komma-getrennt) - Excel (.xlsx) - UTF-8 Kodierung

Integrationen¶

Automatischer Import aus: - 📊 Lexware (Buchhaltungssoftware) - 📊 sevDesk (Online-Buchhaltung) - 📊 Bexio (Business-Software) - 📊 HERO (ERP-System)

Einrichtung: 1. Einstellungen → "Integrationen" 2. Wählen Sie System 3. API-Keys eingeben 4. "Synchronisierung aktivieren"

🌐 Kundenportal¶

Portal aktivieren¶

Für Kunden: 1. Öffnen Sie den Kunden 2. Gehen Sie zu "Portal" 3. Klicken Sie auf "Portal aktivieren" 4. Kunde erhält E-Mail mit Zugangsdaten

Kunde kann sehen: - 📄 Eigene Rechnungen - 📄 Eigene Angebote - 📊 Projektfortschritt - 📅 Service-Termine - 💰 Zahlungsstatus

Kunde erhält: - 🔐 Benutzername (E-Mail) - 🔐 Passwort (temporär, muss geändert werden) - 🔗 Portal-URL

🔍 Suche & Filter¶

Kunden suchen¶

Suchfunktion: - Name - Kundennummer - E-Mail - Telefon - Firma

Filter: - 📊 Status (Aktiv, Inaktiv) - 👤 Typ (Kunde, Lieferant, Partner) - 💰 Umsatz (Min/Max) - 📅 Erstellt (Zeitraum) - 🏷️ Tags (selbst definierte Tags)

⚙️ Einstellungen¶

Kundennummern¶

Automatische Nummerierung: - Format: K-{YEAR}-{NUMBER} - Beispiel: K-2024-001 - Konfigurierbar in Einstellungen

Standardwerte¶

Für neue Kunden: - Währung: EUR - Land: Deutschland - Status: Aktiv - Typ: Kunde

Benutzerdefinierte Felder¶

Zusätzliche Felder hinzufügen: 1. Einstellungen → "Kundenfelder" 2. Klicken Sie auf "+ Feld hinzufügen" 3. Wählen Sie Typ: - Text - Zahl - Datum - Auswahl 4. Definieren Sie Feldname 5. Speichern

💡 Tipps & Tricks¶

Tipp 1: Kunden-Tags

Verwenden Sie Tags zur Kategorisierung (z.B. "VIP", "Wiederkehrend", "Einmalig").

Tipp 2: Ansprechpartner

Bei Organisationen: Immer Ansprechpartner hinterlegen für bessere Kommunikation.

Tipp 3: Kontakthistorie

Führen Sie regelmäßig Kontakthistorie, um Beziehungen zu pflegen.

Tipp 4: Duplikate vermeiden

Nutzen Sie die Suche vor dem Anlegen, um Duplikate zu vermeiden.

❓ Häufige Fragen¶

Kann ich einen Kunden löschen?¶

Kunden können nicht gelöscht werden (GoBD-konform), aber als "Inaktiv" markiert werden.

Wie viele Objekte kann ein Kunde haben?¶

Unbegrenzt! Jeder Kunde kann beliebig viele Objekte haben.

Kann ich Kunden duplizieren?¶

Ja, öffnen Sie den Kunden → "Aktionen" → "Duplizieren"

Wie funktioniert die automatische Kundennummer?¶

Kundennummern werden fortlaufend vergeben. Das Format ist in den Einstellungen konfigurierbar.

🔗 Verwandte Themen¶

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Letzte Aktualisierung: November 2024 | Version 1.6.6