Dokumentenmanagement¶
⏱️ Lesezeit: 8 Minuten
📱 Verfügbar in: Web & Mobile
👤 Für: Alle Mitarbeiter
📋 Was Sie in diesem Kapitel lernen¶
- ✅ Wie Sie Dokumente hochladen
- ✅ Wie Sie Ordnerstrukturen erstellen
- ✅ Wie Sie Dokumente organisieren
- ✅ Wie Sie Versionierung nutzen
- ✅ Wie Sie Dokumente teilen
🎯 Übersicht¶
Das Dokumentenmanagement in Planvo bietet Ihnen:
- 📁 Zentrale Ablage - Alle Dokumente an einem Ort
- 📂 Ordnerstrukturen - Organisierte Ablage
- 🔄 Versionierung - Alte Versionen bleiben erhalten
- 🔍 Volltext-Suche - Schnelles Finden
- 🔗 Verknüpfungen - Mit Projekten, Kunden, Rechnungen
- 🔐 Berechtigungen - Wer darf was sehen?
📹 Video-Tutorial¶
Video-Tutorial
🎥 Video: Dokumentenmanagement
In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie: - Dokumente hochladen - Ordnerstrukturen erstellen - Dokumente organisieren - Versionierung nutzen
Video wird demnächst verfügbar sein
📤 Dokumente hochladen¶
Einzelnes Dokument¶
- Klicken Sie im Hauptmenü auf "Dokumente"
- Wählen Sie Zielordner (optional)
- Klicken Sie auf "Hochladen"
- Wählen Sie Datei aus
- Warten Sie auf Upload
- ✅ Dokument wird hochgeladen
Unterstützte Formate: - 📄 PDF - Dokumente - 📊 Office - Word, Excel, PowerPoint - 🖼️ Bilder - JPG, PNG, GIF - 📦 Archive - ZIP, RAR - 📋 Text - TXT, CSV
Maximale Dateigröße: - Standard: 50 MB pro Datei - Erweiterbar in Einstellungen
Mehrere Dokumente¶
Bulk-Upload: 1. Klicken Sie auf "Hochladen" 2. Wählen Sie mehrere Dateien (Strg+Klick) 3. Alle Dateien werden hochgeladen 4. ✅ Fortschrittsanzeige
📂 Ordnerstrukturen¶
Neuen Ordner erstellen¶
- Klicken Sie auf "+ Neuer Ordner"
- Geben Sie Ordnernamen ein
- Wählen Sie Übergeordneten Ordner (optional)
- Klicken Sie auf "Erstellen"
Empfohlene Struktur:
📁 Dokumente
├─ 📁 Projekte
│ ├─ 📁 Projekt A
│ │ ├─ 📁 Verträge
│ │ ├─ 📁 Pläne
│ │ └─ 📁 Fotos
│ └─ 📁 Projekt B
├─ 📁 Kunden
│ ├─ 📁 Kunde 1
│ └─ 📁 Kunde 2
├─ 📁 Rechnungen
│ ├─ 📁 2024
│ └─ 📁 2023
└─ 📁 Allgemein
Ordner organisieren¶
Ordner verschieben: 1. Rechtsklick auf Ordner 2. "Verschieben" wählen 3. Zielordner auswählen 4. Bestätigen
Ordner umbenennen: 1. Rechtsklick auf Ordner 2. "Umbenennen" wählen 3. Neuen Namen eingeben 4. Speichern
🔍 Dokumente finden¶
Suche¶
Volltext-Suche: 1. Klicken Sie auf "Suche" 2. Geben Sie Suchbegriff ein 3. System durchsucht: - Dateinamen - Dateiinhalte (PDF, Office) - Metadaten 4. Ergebnisse werden angezeigt
Erweiterte Suche: - 📅 Datum - Erstellt, Geändert - 👤 Autor - Wer hat hochgeladen? - 📊 Typ - PDF, Word, etc. - 📁 Ordner - In welchem Ordner?
Filter¶
Filter anwenden: - 📅 Datum - Diese Woche, Dieser Monat - 👤 Autor - Spezifischer Benutzer - 📊 Typ - Nur PDFs, nur Bilder - 📁 Ordner - Spezifischer Ordner
🔄 Versionierung¶
Neue Version hochladen¶
- Öffnen Sie das Dokument
- Klicken Sie auf "Neue Version hochladen"
- Wählen Sie neue Datei
- Optional: Versionsnotiz hinzufügen
- Klicken Sie auf "Hochladen"
Automatische Versionierung: - Alte Version bleibt erhalten - Neue Version wird aktuelle Version - Versionsnummer wird automatisch erhöht
Versionsverlauf¶
Alle Versionen anzeigen: 1. Öffnen Sie das Dokument 2. Klicken Sie auf "Versionsverlauf" 3. Sie sehen: - 📅 Datum & Uhrzeit - 👤 Autor - 📄 Versionsnotiz - 📊 Dateigröße
Version wiederherstellen: 1. Öffnen Sie Versionsverlauf 2. Wählen Sie Version 3. Klicken Sie auf "Wiederherstellen" 4. Bestätigen Sie
🔗 Verknüpfungen¶
Mit Projekten verknüpfen¶
- Öffnen Sie das Dokument
- Klicken Sie auf "Verknüpfen"
- Wählen Sie "Projekt"
- Wählen Sie Projekt aus Liste
- Speichern
Vorteile: - Dokument erscheint im Projekt - Team-Mitglieder sehen Dokument - Automatische Organisation
Mit anderen Elementen verknüpfen¶
Verknüpfbar mit: - 📊 Projekten - 👤 Kunden - 📄 Rechnungen - 📄 Angeboten - 📅 Service-Terminen
🔐 Berechtigungen¶
Berechtigungen setzen¶
- Öffnen Sie das Dokument
- Klicken Sie auf "Berechtigungen"
- Wählen Sie:
- 👤 Einzelne Benutzer
- 👥 Teams
- 🔓 Öffentlich (alle)
- Wählen Sie Rechte:
- 👁️ Lesen
- ✏️ Bearbeiten
- 🗑️ Löschen
- Speichern
Standard-Berechtigungen¶
Automatische Berechtigungen: - 👤 Ersteller - Volle Rechte - 👥 Team - Lesen & Bearbeiten - 🔓 Öffentlich - Alle können lesen
📥 Dokumente herunterladen¶
Einzelnes Dokument¶
- Öffnen Sie das Dokument
- Klicken Sie auf "Herunterladen"
- Datei wird heruntergeladen
Oder: - Rechtsklick auf Dokument - "Herunterladen" wählen
Mehrere Dokumente¶
Bulk-Download: 1. Wählen Sie mehrere Dokumente (Strg+Klick) 2. Klicken Sie auf "Herunterladen" 3. Alle Dateien werden als ZIP heruntergeladen
🗑️ Dokumente löschen¶
Dokument löschen¶
- Öffnen Sie das Dokument
- Klicken Sie auf "Löschen"
- Bestätigen Sie
Oder: - Rechtsklick auf Dokument - "Löschen" wählen
Wichtig: - Gelöschte Dokumente werden in "Papierkorb" verschoben - Können innerhalb von 30 Tagen wiederhergestellt werden - Nach 30 Tagen endgültig gelöscht
Wiederherstellen¶
- Gehen Sie zu "Papierkorb"
- Wählen Sie Dokument
- Klicken Sie auf "Wiederherstellen"
- Dokument wird zurück verschoben
📊 Statistiken¶
Speicherplatz¶
Übersicht:
Nach Typ: - 📄 PDF: 1,2 GB - 🖼️ Bilder: 800 MB - 📊 Office: 500 MB
Dokument-Statistiken¶
Übersicht:
📊 Dokumente
├─ Gesamt: 1.245 Dokumente
├─ Diese Woche: 23 hochgeladen
├─ Größtes Dokument: 45 MB
└─ Ø Dateigröße: 2,1 MB
⚙️ Einstellungen¶
Upload-Einstellungen¶
Konfigurierbare Optionen: - 📊 Max. Dateigröße (Standard: 50 MB) - 📁 Standard-Ordner (für neue Uploads) - 🔄 Automatische Versionierung (Ein/Aus) - 🔍 Volltext-Suche (Ein/Aus)
Einrichtung: 1. Einstellungen → "Dokumente" 2. Passen Sie Optionen an 3. Speichern
💡 Tipps & Tricks¶
Tipp 1: Strukturierte Ordner
Erstellen Sie eine klare Ordnerstruktur für bessere Organisation.
Tipp 2: Versionsnotizen
Fügen Sie Versionsnotizen hinzu, um Änderungen nachvollziehbar zu machen.
Tipp 3: Regelmäßige Bereinigung
Löschen Sie alte, nicht mehr benötigte Dokumente regelmäßig.
Tipp 4: Suchfunktion nutzen
Nutzen Sie die Volltext-Suche für schnelles Finden.
❓ Häufige Fragen¶
Wie viele Dokumente kann ich hochladen?¶
Unbegrenzt! Es gibt keine Beschränkung für die Anzahl der Dokumente.
Kann ich Dokumente online bearbeiten?¶
Ja, Office-Dokumente können direkt im Browser bearbeitet werden (wenn Office Online aktiviert ist).
Wie lange werden Dokumente gespeichert?¶
Dokumente werden dauerhaft gespeichert, bis Sie sie löschen.
Kann ich Dokumente extern teilen?¶
Ja, Sie können Links erstellen, die auch für externe Personen zugänglich sind (mit Berechtigung).
🔗 Verwandte Themen¶
Letzte Aktualisierung: November 2024 | Version 1.6.6