Aufgabenmanagement¶
⏱️ Lesezeit: 8 Minuten
📱 Verfügbar in: Web & Mobile
👤 Für: Alle Mitarbeiter, Projektleiter
📋 Was Sie in diesem Kapitel lernen¶
- ✅ Wie Sie Aufgaben erstellen und verwalten
- ✅ Wie Sie Kanban-Boards nutzen
- ✅ Wie Sie Prioritäten setzen
- ✅ Wie Sie im Team zusammenarbeiten
- ✅ Wie Sie Aufgaben kommentieren und erwähnen
🎯 Übersicht¶
Das Aufgabenmanagement in Planvo bietet Ihnen:
- ✅ Kanban-Boards - Visuelle Aufgabenverwaltung
- 📋 Prioritäten - Wichtige Aufgaben zuerst
- 👥 Team-Kollaboration - Kommentare und Mentions
- 🔔 Benachrichtigungen - Automatische Updates
- 📊 Fortschritts-Tracking - Status-Übersicht
- 🔗 Verknüpfungen - Mit Projekten, Kunden, Rechnungen
📹 Video-Tutorial¶
Video-Tutorial
🎥 Video: Aufgabenmanagement
In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie: - Eine neue Aufgabe erstellen - Kanban-Boards nutzen - Im Team zusammenarbeiten - Aufgaben kommentieren
Video wird demnächst verfügbar sein
➕ Neue Aufgabe erstellen¶
Schnellzugriff¶
- Klicken Sie im Hauptmenü auf "Aufgaben"
- Klicken Sie auf "+ Neue Aufgabe"
- Füllen Sie die Grunddaten aus:
Pflichtfelder: - 📝 Titel (Was ist zu tun?) - 👤 Zuständig (Wer macht es?)
Optionale Felder: - 📄 Beschreibung (Detaillierte Anweisungen) - 📅 Fälligkeitsdatum - ⚡ Priorität (Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch) - 🏷️ Labels (z.B. "Frontend", "Backend", "Design") - ⏱️ Geschätzter Aufwand (in Stunden) - 📊 Projekt (wenn projektbezogen)
Aufgabe speichern¶
- Überprüfen Sie alle Eingaben
- Klicken Sie auf "Aufgabe erstellen"
- ✅ Aufgabe wird erstellt und dem Zuständigen zugewiesen
- 🔔 Zuständiger erhält Benachrichtigung
📋 Kanban-Board¶
Board-Ansicht¶
Standard-Spalten:
📋 Zu erledigen | 🔄 In Arbeit | ✅ Fertig
─────────────────┼────────────────┼──────────
Aufgabe 1 │ Aufgabe 4 │ Aufgabe 7
Aufgabe 2 │ Aufgabe 5 │ Aufgabe 8
Aufgabe 3 │ Aufgabe 6 │ Aufgabe 9
Drag & Drop: - Ziehen Sie Aufgaben zwischen Spalten - Status aktualisiert sich automatisch - Team wird benachrichtigt
Spalten anpassen¶
Eigene Spalten hinzufügen: 1. Klicken Sie auf "⚙️ Board-Einstellungen" 2. Klicken Sie auf "+ Spalte hinzufügen" 3. Geben Sie Spaltenname ein (z.B. "In Review") 4. Klicken Sie auf "Speichern"
Spalten löschen: - Nur möglich, wenn keine Aufgaben in der Spalte sind
⚡ Prioritäten¶
Priorität setzen¶
Prioritätsstufen: - 🟢 Niedrig - Kann später erledigt werden - 🟡 Mittel - Normale Priorität - 🟠 Hoch - Sollte bald erledigt werden - 🔴 Kritisch - Sofort erledigen!
Priorität ändern: 1. Öffnen Sie die Aufgabe 2. Klicken Sie auf "Priorität" 3. Wählen Sie neue Priorität 4. Speichern
Filter nach Priorität: - Im Aufgaben-Board können Sie nach Priorität filtern - Nur kritische Aufgaben anzeigen - Nur hohe Priorität
👥 Team-Kollaboration¶
Kommentare¶
Kommentar hinzufügen: 1. Öffnen Sie die Aufgabe 2. Scrollen Sie zu "Kommentare" 3. Geben Sie Ihren Kommentar ein 4. Klicken Sie auf "Kommentar hinzufügen"
Kommentar-Funktionen: - 📎 Dateien anhängen (Bilder, PDFs, etc.) - 🔔 Erwähnen (siehe unten) - ✏️ Bearbeiten (eigene Kommentare) - 🗑️ Löschen (eigene Kommentare)
Mentions (@Erwähnungen)¶
Kollegen erwähnen:
Funktionen: - 🔔 Erwähnter Kollege erhält Benachrichtigung - 🔗 Direkter Link zur Aufgabe - 📧 E-Mail-Benachrichtigung (optional)
Erwähnen können Sie: - 👤 Mitarbeiter - 👥 Teams - 📊 Projekte
✅ Subtasks (Teilaufgaben)¶
Subtask erstellen¶
Für komplexe Aufgaben: 1. Öffnen Sie die Aufgabe 2. Scrollen Sie zu "Teilaufgaben" 3. Klicken Sie auf "+ Teilaufgabe hinzufügen" 4. Geben Sie Titel ein 5. Klicken Sie auf "Hinzufügen"
Checkliste:
☐ Anforderungen sammeln
☐ Design-Mockup erstellen
☑ Design genehmigen lassen
☐ Frontend implementieren
☐ Backend implementieren
☐ Testing durchführen
Fortschritt:
- Automatische Berechnung: 2 von 6 erledigt (33%)
- Fortschrittsbalken in der Hauptaufgabe
📅 Fälligkeitsdatum¶
Deadline setzen¶
- Öffnen Sie die Aufgabe
- Klicken Sie auf "Fälligkeitsdatum"
- Wählen Sie Datum (und optional Uhrzeit)
- Klicken Sie auf "Speichern"
Automatische Erinnerungen: - 🔔 3 Tage vor Fälligkeit - 🔔 1 Tag vor Fälligkeit - ⚠️ Am Fälligkeitstag - ⚠️ Bei Überschreitung
Überfällige Aufgaben¶
Anzeige: - 🔴 Rot markiert im Board - ⚠️ Warnung in der Übersicht - 📧 E-Mail an Zuständigen
🔗 Verknüpfungen¶
Mit Projekten verknüpfen¶
- Öffnen Sie die Aufgabe
- Klicken Sie auf "Projekt zuordnen"
- Wählen Sie Projekt aus Liste
- Speichern
Vorteile: - Aufgabe erscheint im Projekt - Projektfortschritt wird aktualisiert - Team-Mitglieder sehen Aufgabe
Mit anderen Elementen verknüpfen¶
Verknüpfbar mit: - 📊 Projekten - 👤 Kunden - 📄 Rechnungen - 📄 Angeboten - 📅 Service-Terminen
📊 Aufgaben-Übersicht¶
Meine Aufgaben¶
Persönliche Ansicht: - Alle mir zugewiesenen Aufgaben - Nach Priorität sortiert - Fälligkeitsdatum hervorgehoben
Filter: - 📅 Fällig heute - ⚠️ Überfällig - 🔄 In Arbeit - ✅ Erledigt
Team-Übersicht¶
Alle Aufgaben: - Alle Aufgaben des Teams - Nach Projekt gruppiert - Nach Zuständigem gefiltert
🔔 Benachrichtigungen¶
Automatische Benachrichtigungen¶
Sie erhalten Benachrichtigungen bei: - ✅ Neue Aufgabe zugewiesen - 💬 Neuer Kommentar - @ Erwähnung - 📅 Fälligkeitsdatum naht - ⚠️ Aufgabe überfällig - ✅ Aufgabe erledigt
Benachrichtigungs-Kanäle: - 🔔 In-App Benachrichtigung - 📧 E-Mail (optional) - 📱 Push (Mobile App)
Benachrichtigungen konfigurieren¶
- Einstellungen → "Benachrichtigungen"
- Wählen Sie:
- ✅ In-App
- ✅ Push (Mobile)
- Speichern
📈 Statistiken¶
Aufgaben-Statistiken¶
Persönliche Statistiken:
📊 Meine Aufgaben
├─ Offen: 12
├─ In Arbeit: 5
├─ Erledigt (diese Woche): 18
└─ Durchschnittliche Bearbeitungszeit: 2,5 Tage
Team-Statistiken:
⚙️ Einstellungen¶
Board-Anpassung¶
Spalten konfigurieren: - Standard-Spalten ändern - Eigene Spalten hinzufügen - Spalten-Reihenfolge anpassen
Standardwerte¶
Für neue Aufgaben: - Standard-Priorität: Mittel - Standard-Zuständig: Ich selbst - Standard-Labels: (leer)
💡 Tipps & Tricks¶
Tipp 1: Labels nutzen
Verwenden Sie konsistente Labels (z.B. "Frontend", "Backend") für bessere Filterung.
Tipp 2: Regelmäßige Reviews
Überprüfen Sie wöchentlich Ihre Aufgaben und aktualisieren Sie den Status.
Tipp 3: Subtasks
Brechen Sie große Aufgaben in kleinere Subtasks auf für besseren Überblick.
Tipp 4: Mentions
Nutzen Sie @-Erwähnungen für wichtige Kommunikation.
❓ Häufige Fragen¶
Kann ich Aufgaben duplizieren?¶
Ja, öffnen Sie die Aufgabe → "Aktionen" → "Duplizieren"
Wie viele Subtasks kann eine Aufgabe haben?¶
Unbegrenzt! Sie können beliebig viele Subtasks erstellen.
Kann ich Aufgaben archivieren?¶
Ja, erledigte Aufgaben werden automatisch nach 30 Tagen archiviert.
Wie funktioniert die Priorität?¶
Prioritäten helfen, wichtige Aufgaben zu identifizieren. Sie können nach Priorität filtern und sortieren.
🔗 Verwandte Themen¶
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Letzte Aktualisierung: November 2024 | Version 1.6.6